Prozesswissen trifft Software-Engineering – ERP-Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen

Wie gehen Anbieter von Enterprise Resource Planning-Software (ERP) eigentlich vor, um für ihre Kunden eine maßgeschneiderte Softwarelösung zu entwerfen? Die Antwort ist simpel: Stets mit dem Kunden zusammen. Das ist sozusagen das oberste Gebot. Denn Verstöße machen sich zu einem späteren Zeitpunkt des Prozesses empfindlich bemerkbar: etwa, weil Arbeitsschritte nicht sauber erfasst oder spezifische Merkmale einzelner Abteilungen nicht berücksichtigt werden konnten, und daher im Nachhinein implementiert werden müssen.

Während Einführung und Anpassung von ERP-Systemen sollten Softwareanbieter und Kunde im Sinne eines optimalen Prozessmanagement so verzahnt wie möglich arbeiten, eine gemeinsame Projektgruppe bilden und sich auch als solche begreifen. Denn zum einen geht es darum, die bereits bestehenden unternehmensinternen Abläufe nachzuvollziehen – zum anderen, die Unternehmensziele zu definieren.

Dadurch entstehen die Fragen, durch deren Beantwortung das Fundament zur Entwicklung des perfekten Projektmanagement-Systems gelegt wird: Wie erreicht der Kunde seine Ziele? Welche Hindernisse müssen aus dem Weg geräumt werden? Wie kann das ERP-System dabei helfen?

Das einzigartige Anforderungsprofil kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU)

Produzierende, kleine und mittelständische Unternehmen gelten als „Wachstumsmotor der deutschen Wirtschaft“ und genießen auch international einen guten Ruf. Sie sind bekannt für die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen, für ihre Innovationsfähigkeit und Kundennähe. Sie können all das leisten, weil sie ein ganz spezifisches Profil besitzen: Ein Alleinstellungsmerkmal, mit dem sie sich einzigartig auf dem Markt positionieren plus flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege – also die Möglichkeit, auch auf kurzfristige Veränderungen, seien diese technologischer, ökonomischer oder sozialer Natur, schnell zu reagieren. Zumal liegt bei kleinen und mittelständischen Unternehmen die Führungsverantwortung oft bei einem oder mehreren Familienmitgliedern, gern auch generationsübergreifend.

Dieses besondere Selbstverständnis, gepaart mit dem Merkmal großer Flexibilität, erzeugt jedoch ganz spezielle Bedürfnisse, wenn es darum geht, erfolgreich neue Märkte zu erschließen und den Kundenstamm sowie die Produktlinien entsprechend zu erweitern. Das Tagesgeschäft wird dadurch von Jahr zu Jahr anspruchsvoller.

Standardsoftware kann diese Bedürfnisse nicht erfüllen. Sie will (und soll) es auch nicht – sie wurde dazu entwickelt, eine Vielzahl von Kunden und Einsatzgebieten abzudecken. Eine maßgeschneiderte Softwarelösung hingegen, baut zwar auch auf Standards auf, konzentriert sich aber ganz auf die Optimierung der individuellen Unternehmensstruktur und den damit zusammenhängenden Prozessen. 3S, welche nicht nur die Software herstellt, sondern auch beim Kunden implementiert, sieht – ebenfalls als kleines mittelständisches Unternehmen – nicht nur seine ERP-Lösung, sondern zugleich die Prozesse seiner Kunden.

Was muss eine maßgeschneiderte ERP-Lösung leisten?

Individuell angepasste Software unterstützt kleine und mittlere Unternehmen bei der Bewältigung von sich permanent verändernden Aufgaben. Dies geschieht einerseits über eine gewisse Rationalisierung der bereits bestehenden firmeninternen Datenstrukturen und Prozesse. Etwas sinnvoll zu vereinfachen ist nämlich eine Expertenaufgabe, ob Sie es glauben oder nicht. Indem einzelne Prozessabschnitte besser miteinander verbunden oder, wo nötig, verschlankt werden, reduzieren sich zudem abteilungsübergreifend Kosten. Auch die Zeitersparnis durch verkürzte Bearbeitungszeiten ist erheblich. Unternehmen profitieren also gleich auf mehreren Ebenen von einer individuell zugeschnittenen Software zur Prozesssteuerung und können unter dem Strich mit einer besseren Ressourcennutzung und mit mehr Transparenz in die Zukunft starten. Und das ist, ganz klar, ein Wettbewerbsvorteil.

Softwareentwickler und Kunden im Dialog

Das umfassendste Prozesswissen und das ausgeklügelteste Softwarekonzept nützen nicht viel ohne fähige Umsetzer: die Softwareentwickler. Ein guter Entwickler ist natürlich fachlich kompetent und arbeitet im besten Sinne mit sorgfältiger Routine. Gleichzeitig muss er jedoch auch neuen Technologien gegenüber stets offen und aufnahmefähig sein, sich selbst und das eigene Wissen also immer wieder hinterfragen, den Stillstand vermeiden.

Und ja: Auch IT-Spezialisten benötigen Soft Skills! Entwickler zu sein bedeutet beileibe nicht, „nur“ vor dem Computerbildschirm zu sitzen. Tatsächlich gehört Kommunikationsfähigkeit wesentlich zum Job dazu. Insbesondere im Kundenkontakt müssen sie aufgeschlossen und konstruktiv sein und auch komplizierte Sachverhalte bestmöglich vermitteln – insbesondere dann, wenn das betreute Unternehmen keine eigene IT-Abteilung besitzt.

Eine langfristige Partnerschaft für die Prozessmanagement-Optimierung

Man kann es nicht oft genug wiederholen: Einfachheit ist in allen Bereichen der Prozesssteuerung essenziell – und doch so schwer zu erzielen. Das maßgeschneiderte ERP System für kleine und mittelständische Unternehmen hilft, einzelne Arbeits- und Verwaltungseinheiten klar, übersichtlich, strukturiert und mit der größtmöglichen Effizienz zu vernetzen.

Auch nach der erfolgreichen Einführung der Software sollte der Anbieter seinem Kunden mit Rat und Tat, sprich mit Verbesserungsvorschlägen und Anpassungen, zur Seite stehen.