SEPA-Zahlungsverkehr
Das alte nationale (inländische) Datenträgeraustausch-Verfahren (DTA) wurde durch das europäische, grenzüberschreitende SEPA-Verfahren (Single Euro Payments Area) ersetzt. Seit Februar 2014 gilt endlich mit dem SEPA-Zahlungsverkehr ein einheitlicher Standard für alle Überweisungen und Lastschriften im europäischen Zahlungsraum innerhalb der Europäischen Union und teilweise auch darüber hinaus.
Über die gesamte Zahlungsprozesskette hinweg wird die Mandatsreferenznummer sowie die Gläubiger-Identifikationsnummer beim Zahlungsverkehr im SEPA-Datensatz verwendet und weitergeleitet. Jedes Lastschriftmandat wird durch eine Mandatsreferenznummer (max. 35 Stellen) gekennzeichnet, die der Ersteller der Lastschrift eigenständig vergibt. Hier kann zum Beispiel die eigene 3S-Rechnungsnummer als Referenz für das Mandat verwendet werden.
SEPA-Überweisung beim SEPA-Zahlungsverkehr
Bei SEPA-Überweisungen erstellen wir aus den kreditorischen offenen Posten unserer Buchhaltungsdaten eine Datei, welche einmalige elektronische Zahlungen enthält. Diese Datei mit den Überweisungen kann dann per Online-Banking an Ihre Bank übertragen werden. Natürlich generieren wir bei diesem SEPA-Zahlverfahren bereits seit 2014 das neue SEPA.xml-Format für Ihre Zahlungen, welches anstelle der veralteten Kontonummer und Bankleitzahl die europäische IBAN und die BIC des Zahlungsempfängers enthält.
Woher kommen SEPA-Überweisungen, und wie werden sie beim SEPA-Zahlungsverkehr gebildet?
Im ERP-System existiert eine OP-Liste innerhalb der Offenen-Posten-Verwaltung. Die Einträge dort entstehen aus den Eingangsrechnungen im Einkauf, welche von unserem Modul Bestellwesen verarbeitet werden.
Diese Liste mit den möglichen Zahlungen wird Ihnen zur Auswahl angezeigt. Hier sehen sie auch automatisch die Fälligkeit der einzelnen Zahlungen und können sofort erkennen, welche davon wirklich schon zahlungspflichtig sind. Nach Auswahl der zu zahlenden Rechnungen können Sie dann die Überweisungsdatei für die europaweite, bargeldlose Überweisung erstellen.
Was beinhaltet eine SEPA-Überweisung beim SEPA-Zahlungsverkehr?
Jeder Datensatz – also jede einzelne Überweisung in einer Datei – enthält Daten über die Empfänger und deren Bankverbindungen. Diese Daten werden automatisch generiert.
- Name des Empfängers (Kontoname, meist Firmenname)
- IBAN des Zahlungsempfängers
- BIC des Kreditinstituts des Empfängers
- Die eigene IBAN
- Der Verwendungszweck
- Der Betrag
1–3 wird automatisch aus dem Lieferantenstamm übernommen,
4 aus dem Mandantenstamm,
5 und 6 wird dem Offenen Postens des Lieferanten und unserem Firmennamen gebildet.
SEPA-Lastschrift beim SEPA-Zahlungsverkehr
Mit einer Lastschrift können Sie Geld vom Bankkonto Ihres Kunden abbuchen. Für die SEPA-Lastschrift gibt es zwei verschiedene gültige Lastschriftverfahren: Eine B2C-Lastschrift (Busines-To-Consumer) und eine B2B-SEPA-Lastschrift (Business-To-Business). Beide benutzen auch IBAN und BIC.
Die B2C-Lastschrift
Die SEPA B2C-Lastschrift ist für die Lastschrift an einen Privatkunden gedacht. Hier gelten die seit 2016 geänderten Gesetze, bei denen der Verbraucher geschützt wird, indem er diese Lastschrift trotz erteilter Einzugsermächtigung noch Wochen nach deren Einzug bei seiner Bank widerrufen kann.
Die B2B-Lastschrift (SEPA-Firmenlastschrift)
Für diese Lastschriftvariante im europäischen Zahlungsverkehrsraum (SEPA) muss die Bank des Geschäftspartners, von dessen Konto eingezogen wird, über das SEPA-Lastschriftmandat vorher schriftlich informiert werden. Anderenfalls wird die Lastschrift meist kostenpflichtig zurückgewiesen. Denken Sie also daran, bei einer B2B-Lastschrift die Einzugsermächtigungen mit dem Mandat an die Empfängerbanken zu senden.
Bevor Sie also B2B-Lastschriften generieren, stellen Sie sicher, dass Sie über die notwendigen SEPA-Lastschriftmandate von Ihren Kunden verfügen. Wir empfehlen Ihnen ein einheitliches Formular für das SEPA-Mandat zur Verfügung zu stellen, welches Ihre Kunde bei seiner Bank einreicht. Erst hiernach sollten Sie Lastschrifteinzüge bei Ihrem Kunden freigeben.