Auftragsbearbeitung

Im oftmals sehr hektischen Betriebsalltag erfordert gerade die Auftragsbearbeitung / Fakturierung von der Angebotskalkulation und Angebotserstellung über die Auftragserfassung bis zur Rechnungsstellung höchste Sorgfalt. Ihre Kunden hingegen erwarten von Ihnen die sofortige Bearbeitung und die schnelle Lieferung der Bestellungen. 3S bietet Ihnen leistungsstarke Funktionen, welche diese Bedürfnisse zielgerichtet abdecken.

Passen Sie die Eingabemasken Ihren Wünschen entsprechend an, sodass Sie eine vertraute, nutzbringende und vor allem übersichtliche Eingabemaske erhalten. Geben Sie für alle Aufträge den gewünschten Liefertermin, die Währung, beliebige Artikelbezeichnungen oder Zusatzartikel wie Verpackungen an.

Erkennen Sie mit einem Klick, welche spezifischen Preise der jeweilige Kunde erhält und hinterlegen Sie Details wie interne Bemerkungen oder abweichende Artikelbezeichnungen in unserer Warenwirtschaft. Weitere Zusatzfunktionen, beispielsweise Lieferdokumente und Paketaufkleber, stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.

3S verfügt über eine eigene Buchhaltung. Eine zertifizierte DATEV-Schnittstelle zur Übergabe von Rechnungen an die DATEV-Finanzbuchhaltung vervollständigt das 3S ERP-Angebot.

Mit einem nahtlos integrierten CRM können Sie unsere Warenwirtschaft-/Faktura-Software weiter in Richtung Marketing/Vertrieb ausbauen, um z. B. das Kampagnenmanagement, die Messeverwaltung und Nachbearbeitungen abzudecken.

Microsoft Office-Schnittstellen sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter an alle Daten gelangen und letztere auch transferieren können. Ein 3S-eigenes Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass alles rechtssicher archiviert wird, nichts verloren geht und Belege schnell gefunden werden können.

 

Was bedeutet Auftragsbearbeitung?

Auftragsbearbeitung ist die Abarbeitung einzelner betrieblicher Geschäftsprozesse für die Verkaufsvorgänge, definiert aus der Sicht des Verkäufers:

Beschreibung des Vorgangs Name 
Geschäftsanbahnung Angebot
Bestätigung des Auftrags Auftragsbestätigung
Lieferung der Ware Lieferschein
Berechnung der Ware Rechnung
Stornierung (auch teilweise) einer Rechnung Stornorechnung

Diese Aufstellung ist nicht vollständig, aber reicht für unsere Erklärungen hier aus. Es können noch verschiedene andere Dokumente notwendig werden wie Lieferavis, Proformarechnungen, Begleitpapiere für die Zollabwicklung und andere Dokumente.

Es werden je nach Region und Hersteller leider auch noch andere Begriffe verwendet. So könnte Berechnung auch Fakturierung genannt werden oder Angebot auch Offerte usw.

Auch gibt es oftmals Verwechselungen und Missverständnisse, wenn nur der Begriff Auftrag verwendet wird. Allein für den Begriff Auftrag begegnen uns bei Kunden oft folgende Möglichkeiten:

Beschreibung des Vorgangs missverständliche Bezeichnung bessere Bezeichnung
Die Bestätigung einer Kundenbestellung Auftrag Auftragsbestätigung
Der Produktionsauftrag, der dafür sorgt, dass ein Produkt produziert wird  Auftrag Produktionsauftrag oder Fertigungsauftrag
Eine Bestellung, die wir beim Lieferanten bestellen  Auftrag Bestellung oder Lieferantenbestellung
Eine Bestellung, die ein Kunde uns in Auftrag gegeben hat. Auftrag Kundenbestellung

Bevor wir uns also mit unserer Auftragsbearbeitung beschäftigen, wollte ich zunächst die Begriffe, wie wir sie benutzen erklären.

Die meist der Reihe nach durchgeführten Schritte in einem ERP-System nennt man auch Auftragsabwicklung. 

Die einfachste Art der Reihe nach ist also: Angebot ⇒ Auftragsbestätigung ⇒ Lieferschein ⇒ Rechnung. 

Aus Sicht unseres Kunden passiert spiegelbildlich: Anfrage ⇒ Bestellung ⇒ Wareneingang ⇒ Rechnungseingang. Hierauf gehen wir aber hier nicht ein.

Was gehört zur Auftragsbearbeitung (Engl.: Order Processing)?

Stammdaten

Die Stammdaten sind das Fundament einer Bürosoftware. Hier seien nur Beispiele für Stammdaten wie Kunden, Lieferanten, Artikel … genannt, welche natürlich auch in unserer kaufmännischen Unternehmenssoftware für den Mittelstand verwaltet werden können. Einen großen Unterschied zu einer reinen Auftragsbearbeitungssoftware werden Sie schnell erkennen, denn wir sind mit produzierenden Unternehmen groß geworden und genau das spüren Sie schon direkt bei den Stammdaten. Schauen Sie sich doch bei einer Demo einfach mal die Stammdaten an und vergleichen Sie. Dann können Sie schnell erkennen, wo der Unterschied liegt zwischen einer Komplettlösung mit Schwerpunkt Fertigung und einer Lösung, die für den Handel entstanden ist und später für Fertigung ausgebaut wurde. 

Vorgänge 

In der Auftragsbearbeitung / Faktura gilt es, die Aufträge schnell zu verarbeiten. Dazu gehört in der Auftragsabwicklung für uns eine effiziente, kundenspezifische und anpassbare Schnellerfassung von Aufträgen, genauso wie – bei Bedarf – die Kunden-individuelle Erfassung von komplexen Artikel-Informationen für die Erstellung eines Angebotes oder einer Auftragsbestätigung.

Mit einer sog. Picking List werden in unserer Business-Software mögliche Lieferungen ab dem Zeitpunkt der Auftragsbestätigung vorgeschlagen, damit Ihre Kunden niemals länger als unbedingt notwendig auf Lieferungen warten müssen. Diese Lieferscheine können Sie auf Wunsch hiernach auch automatisiert abrechnen lassen (Automatische Rechnungen).

Der Prozess der Rechnungsstellung mit oder ohne gesetzliche MwSt. je nach Lieferadresse ist in der 3S-Auftragsbearbeitung/Warenwirtschaft auf Papier, per E-Mail, Fax oder auch mit unserem eigenen elektronischen Datenaustausch (EDI) komfortabel möglich. Unser eigenes EDI-System kümmert sich dann um den elektronischen Empfang und um die Versendung von Belegen wie ORDERS, INVOIC oder DESADV über standardisierte Schnittstellen. Natürlich erlaubt die Auftragsverwaltung hiernach auch automatisiert den EDI Versand aus Ihrem Lager mit Lieferscheinen und elektronischen Lieferavis an Ihren Kunden. 

Aus den Ein- und Ausgangsrechnungen für Kunden und Lieferanten generieren wir ab Rechnungserstellung / Belegversand und bis zur Zahlung Offene Posten in der Buchhaltung. Diese Rechnungen werden dann bei der Zahlung ausgebucht. Auf Wunsch kann auch jede Rechnung mit unserem Modul elektronische Kontoauszüge direkt und automatisch aus den Kontoauszügen Ihrer Bank in der Buchhaltung ausgebucht werden. Sollte ein Kunde einmal nicht zahlen, kann die 3S ERP-Software mit dem Mahnwesen alle weiteren Schritte verwalten und steuern.

Shop Systeme

3S hat ein eigenes Webshopsystem entwickelt. Es kommuniziert direkt mit dem ERP-System und hat dadurch sehr effektiv Zugriff auf wirklich alle Informationen des ERP. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, bitte einfach jetzt DEMO anfordern. Wir zeigen Ihnen gerne alles kostenlos und unverbindlich und klären auch Ihre Fragen.

3S verfügt natürlich aus historischen Gründen auch über die Möglichkeit der Anbindung eines externen Webshops an unser Warenwirtschaftssystem, genauer gesagt an unsere Auftragsbearbeitung. Bei Bedarf können wir auch verschiedene Shops mit verschiedenen Konditionen anbinden. Auch hier kann eine Automatisierung für den Abgleich zwischen den Systemen sorgen. 

Materialwirtschaft/ Lagerhaltung

Eine durchgängige Materialwirtschaft in einem ERP-System benötigt weit mehr Informationen als nur Bestand und Lagerort. Optimieren Sie mit 3S die Produktivität Ihres Unternehmens, indem die Auftragsbearbeitungs-Software Ihnen per Knopfdruck jede beliebige Information zu Ihren Waren liefert. Profitieren Sie von ausgereiften wie übersichtlichen Funktionen und überlassen Sie 3S die Arbeit.

Ihre Mitarbeiter können somit den aktuellen Lagerbestand jederzeit im Detail erkennen. Um auch bereits zurück­liegende Lagerbewegungen zu prüfen, ermöglicht unser Programm auch hier mit der passenden Software einen Überblick über Ihre Bestände sogar zu einem beliebigen Datum in der Vergangenheit. Damit erhalten Sie einen unschlagbaren Informationsvorteil. Ergänzt wird die Materialwirtschaft um eine aussagekräftige Behälterverwaltung, mit der z. B. Palettenkonten von Kunden, Lieferanten und Spediteuren geführt werden können. Auch andere Ladungsträger werden mit der Behälterverwaltung organisiert und können zusätzlich noch um das Modul Handling Units ergänzt werden. Handling Units sorgen dafür, dass Ladungsträgern samt Inhalt eindeutige Nummern zugeordnet werden.

Pflegen Sie bei Lagerbuchungen auf Wunsch Chargennummern ein und ordnen Sie diesen Chargen individuelle Eigenschaften wie Güte, Größe oder Mindesthaltbarkeit zu. Umgehend erreichen Sie eine aussagekräftige Bestandsführung, die Ihnen sofort aufzeigt, welche Mengen Sie von einer bestimmten Ware führen und welche Qualitätsmerkmale und Eigenschaften vorliegen. Solche präzisen Sortierungsmöglichkeiten beeinflussen maßgeblich positiv Ihre Betriebsabläufe sowie das Fertigungsniveau.

Verfolgen Sie Seriennummern oder Chargen in beide Richtungen. Gewinnen Sie mithilfe von 3S wertvolle Informationen zum Verbleib wie zur Herkunft Ihrer gesamten Waren. Gerade Qualitätszertifizierungsmaßnahmen, zum Beispiel nach ISO 9000,16949 oder auch 22000 verlangen diese Funktionalitäten der Chargenverfolgung.

Disposition / MRP-II

Sobald Material fehlt, erkennt unsere Lösung nach einem MRP-II Lauf und einer Disposition den Bedarf und generiert Bestellvorschläge, die Sie auf Knopfdruck zu Bestellungen umwandeln können. Wenn Ihr Unternehmen selbst produziert, können Sie zusätzlich auch Produktionsvorschläge bzw. Fertigungsvorschläge durch unser Produktionsmodul generieren lassen.

Inventur

Inventuren gestalten sich in der 3S Warenwirtschaft spürbar einfach und zügig. Selbstverständlich unterstützen wir auch eine permanente Inventur. Diese kontinuierliche Bestandsaufnahme hilft Ihnen nicht nur Zeit und Kosten zu sparen – für zahlreiche Unternehmen ist sie sogar vorgegeben.

Bei allen Formen der Inventur steht Ihnen 3S mit automatisch generierten Zähllisten sowie softwareoptimierten Abläufen und Auswertungen zur Seite. Für eine vollelektronische Registrierung des IST-Bestandes ermöglicht 3S, Erfassungsgeräte mit beispielsweise Barcode- oder RFID-Scanner zu nutzen. In kürzester Zeit gewinnen Sie größtmögliche Transparenz, minimieren effektiv finanzielle Belastungen und setzen bisher ungeahnte Synergien frei.

Kalkulation

Mit unserer Kalkulation kalkulieren Sie nicht nur den Rohertrag als Differenz zwischen Einkauf und Verlauf, als produzierendes Unternehmen interessieren Sie sich meistens auch für die Einkaufspreise für alle Zukaufteile, welche in Ihre Stücklisten sind. Auch Arbeitszeiten aus den Stücklisten für eine Vorkalkulation oder auch die tatsächlich benötigte Arbeitszeit, welche aus unserer hauseigenen Betriebsdatenerfassung (BDE) kommt, liefert Ihnen für den Prozess in der mitlaufenden Kalkulation oder am Ende der Nachkalkulation verlässliche Werte.

Rahmenaufträge

Übersichtlich und funktional erledigt 3S Rahmenaufträge und Rahmenbestellungen. Wenn die Abrufmengen und der Zeitraum feststehen, aber noch keine einzelnen Lieferzeiten, erstellen Sie mit unserer Software auf einfachste Weise einen Rahmenauftrag. Unsere Auftragsbearbeitung wickelt die jeweiligen Anforderungen und Abrufe für jeden Auftrag ab und behält für Sie stets die Gesamtmenge, alle Termine und die abzusetzende Anzahl der Artikel im Blick.

Per Mausklick gibt Ihnen die Business-Software ebenso detaillierte Informationen über Rahmenbestellungen an Lieferanten. Ob Zahlungsbedingungen, Auftragsstatus oder ausstehender Versand – 3S bewältigt Ihre Bestellungen überschaubar und organisiert. Selbstverständlich passen wir auch hier die Auftragsmasken Ihren Ansprüchen entsprechend an.

Ergänzungen

Den ohnehin schon sehr großen Funktionsumfang können Sie mit weiteren Paketen modular ergänzen. Werfen Sie einen Blick auf unser leistungsfähiges Dokumentenmanagement (DMS) wenn Sie alle für Ihr Unternehmen relevanten Dokumente elektronisch verwalten wollen.

Geben Sie Ihren Kunden sofort Auskunft: ERP-Benutzer können natürlich jederzeit im Lager nach Beständen sehen. Mit der grafischen Plantafel aus der Produktion können Ihre Anwender aber noch zusätzlich erkennen, wann etwas gerade wo gefertigt wird. Damit geben sie dem Kunden, der die Teile bestellt hat, schnelle und professionelle Auskunft geben, ohne jedes Mal in die Fertigung zu müssen.

Mit der OP-Verwaltung oder Datev-Schnittstelle können Sie selbst Mahnungen schreiben und Zahlungseingänge verwalten. Sie können aber auch unsere kompletten Pakete für die Buchführung bzw. Finanzbuchhaltung (Rechnungswesen) verwenden, wenn Sie die Buchhaltung im eigenen Haus erledigen wollen. Auch das Bestellwesen für den Einkauf, die Provisionsabrechnung arbeiten natürlich reibungslos mit der Auftragsbearbeitung zusammen.

Mit mobiler Datenerfassung und unserem neuen 3S Azul Mobile Framework können Sie in der Produktion, im Warenein- und Ausgang, oder auch bei der Lagerverwaltung mit tragbaren mobilen Terminals 1D- oder 2D-Barcodes verarbeiten. Damit sorgen Sie rasch und effektiv für die richtigen Daten zur richtigen Zeit. 

Support

Sie können von uns jederzeit zu unseren Bürozeiten telefonischen Support oder auch passende Dienstleistungen erhalten. Auch unser Support ist nicht kostenlos, aber Kunden mit einem Wartungsvertrag haben ein jährliches Support-Budget verfügbar, welches fast immer ausreicht, um ohne Zusatzkosten alle wichtigen Details zu erfahren oder effizient Hilfe zu bekommen. Mit verschiedenen Service-Level-Agreements (SLAs) können Sie bei Bedarf schneller und noch flexibler Services auch außerhalb unserer normalen Arbeitszeiten sicherstellen.

Cloud oder vor Ort (On Premises)

Wir können beides. Mit einer cloudbasierten Lösung können Sie sofort starten, denn unsere Server (und wir auch) sind jederzeit bereit für einen neuen Kunden. Insgesamt ist die 3S Cloud vermutlich für Sie erheblich günstiger als eigene Server zu halten. Wir vergleichen das gerne einmal mit Ihnen. Es gibt aber auch viele Gründe, tatsächlich eigene Server zu betreiben. Wir können beides bedienen, insofern überlassen wir die Wahl sehr gerne Ihnen.

 

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier:

In unserem 3S-WIKI: Auftragsbearbeitung Angebote und Anfragen

Informationen über das Software-Modul: CRM