Zeiterfassung

Zeiterfassungen im Vergleich

Wir wollen zunächst unterscheiden, welche Zeiterfassungen es gibt und wie diese funktionieren.

Zeiterfassungssysteme zur Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern

Hierbei handelt es sich um ein System, welches die minutengenaue elektronische Abrechnung von Arbeitsstunden mithilfe von – früher Stechuhr genannten – Zeitbuchungsterminals oder für unterwegs auch Handys zuverlässig ermöglicht.

Auch Pausen und Überstunden der Arbeitnehmenden werden bei der Arbeitszeiterfassung berücksichtigt. Ebenso werden Urlaubs- und Fehlzeiten verwaltet.

Wie können Anwesenheitszeiten erfasst werden? 

Arbeitszeiten können Sie über folgenden Geräte protokollieren:

  • fest an der Wand installierten Terminals (früher Stempeluhren genannt),
  • auf einem Handy mit einer App,
  • auf anderen mobilen Geräten mit einer App oder
  • auf einer Webseite erfasst.

Diese Systeme nennen wir Systeme zur Personalzeiterfassung oder kurz PZE. 

Direkt zur Personalzeiterfassung (PZE)


Zeiterfassungssysteme zur Erfassung von Projektzeiten

Anders als die Zeiterfassungen zur reinen Arbeitszeiterfassung werden mit Projektzeiterfassungen nicht die Anwesenheiten erfasst. Es soll vielmehr gemessen werden, wie viel Zeit in einzelne Projekte oder auch Kundenaufträge fließt oder schon geflossen ist. Das erledigt eine Projektzeiterfassung sehr viel effizienter als von Hand auszufüllende Stundenzettel. Sie können sich damit also nicht nur das Ausfüllen, Ausrechnen und Abrechnen von Stundenzetteln sparen, sondern bekommen auch noch die benötigten Daten zeitnah und schon entsprechend zugeordnet.

Meistens werden Systeme zur Projektzeiterfassung zusätzlich zu den Zeiterfassungen für die Anwesenheit installiert. Die Anforderungen an die Terminals steigen etwas, weil hier ja die Möglichkeit gegeben werden muss, Projekte, Aufträge, Aufgaben oder Kunden für die einzelnen Arbeitszeiten auszuwählen. Ansonsten findet auch hier einfach nur eine Start- und Stopp-Buchung statt.

Projektzeiten werden oft von technischen Mitarbeitern gebucht, die nicht direkt an Produktionsaufträgen arbeiten, sondern Ihre Arbeitszeiten für z. B. Kundenbetreuung, Konstruktion (CAD) oder einfach auf Aufträge buchen wollen, ohne eine Betriebsdatenerfassung verwenden zu können oder zu wollen. Die unkomplizierte Buchung von Arbeitszeiten direkt auf ein Projekt ist meistens einfacher, als seine Zeit auf einzelne Arbeitsgänge von Produktionsaufträgen zu buchen.

Eine weitere Möglichkeit für die Projektzeiterfassung ist die Kunden oder Auftragsbezogene Abrechnung von Zeiten. Hier werden die entsprechenden Zeiten intern in einem ERP-System zu Lieferscheinen und diese werden dann wiederum automatisch zu Rechnungen. Mit so einem System arbeiten wir z. B., um Dienstleitung an unsere Kunden automatisch zu berechnen. 

Direkt zur Projektzeiterfassung


Zeiterfassungssysteme zur Erfassung von Rüst- und Produktionszeiten

Wenn Mitarbeiter an unterschiedlichen Produktionsaufträgen arbeiten, möchte ein Unternehmen natürlich gerne wissen, ob die, für die Produktion geplante Zeit auch eingehalten wird. Schließlich ist diese aufgewendete Zeit der Arbeitnehmenden oft ein wesentlicher Faktor bei der Kalkulation eines Verkaufsartikels. Damit wird es fast schon zur Pflicht für die Angestellten, wenn eine aussagekräftige Nachkalkulation erfolgen soll. Ein System zur Betriebsdatenerfassung (BDE-System) kann hier sehr hilfreich sein. So ein System erfasst nebenbei auch noch viele andere Informationen wie QM-Messwerte, Fertigmengen und Mengen für Nacharbeit oder Ausschuss. Es kann alle Daten, die im Betrieb anfallen, aufnehmen und genau dieser einen Produktion mit genau dieser Maschine und dieser Mitarbeiterin zugeordnet werden. Sehr viel effektiver und lückenloser als eine Reihe von Excel Tabellen, die in verschiedensten Prozessen von Mitarbeitern auszufüllen sind, um danach über Schnittstellen in ein ERP-System importiert werden zu müssen.

Mit BDE-Terminals und BDE-Software können also Mitarbeiter Ihre Zeit auf einzelne Arbeiten buchen. Entweder wählen Sie dazu den Arbeitsgang an dem Gerät selber aus, oder es werden pro Mitarbeiter oder pro Arbeitsplatz Terminals installiert, auf denen die jeweils nächsten Produktionsaufträge ausgewählt werden. Das Ganze ist auch mit mobilen Terminals möglich, welches der Werker ähnlich einem Handy verwenden kann.

Direkt zur Betriebsdatenerfassung (BDE)


Erfassung der Daten

Es können also mit einer Arbeitszeiterfassung neben einer Stempeluhr oder einer App auch im Webbrowser die Arbeitszeiten einfach durch einen Klick auf Kommen oder Gehen erfasst werden, wenn die Mitarbeiter vielleicht sowieso gerade am PC arbeiten. Zum Verwalten der Buchungen in der Anwendung selber spielt es keine Rolle, mit welchem Gerät und wie die Buchungen entstanden sind.  

Welche Daten Zeiterfassungssysteme liefern

In dieser Tabelle haben wir der Übersichtlichkeit halber die Darstellung von BDE-Daten auf zeitrelevante Daten beschränkt. BDE-Erfassungsgeräte arbeiten mit sehr viel mehr Daten, aber diese sprengen den Rahmen des Themas Zeiterfassung. Wenn Sie sich intensiver damit beschäftigen wollen, haben wir mehr Informationen unter BDE für Sie. 

Daten PZE Proj.ZE BDE
Datum und Uhrzeit X X X
Mitarbeiter X X X
Gruppe von Mitarbeitern     X
Kommen / Gehen X    
Pause, Start / Ende X    
Dienstgang, Start / Ende  X    
Arbeit an einem Projekt, Start / Ende   X  
Rüsten, Start / Stopp     X
Produktion, Start / Stopp     X

5 Vorteile durch Zeiterfassung in der Cloud

Zeiterfassung in der Cloud mit einer webbasierten Oberfläche hat viele Vorteile:

  1. Mitarbeiter können auch im Homeoffice Ihre Kommen-, Gehen- und Pausenbuchungen stempeln bzw. erfassen.
  2. Kollegen, die außer Haus z. B. beim Kunden oder auf eine Baustelle arbeiten können Ihre Zeiten mit einer Zeiterfassungs-App auf Ihrem Handy viel flexibler buchen.
  3. Jede Filiale, Dienststelle oder auch ein anderer externer Standort kann für die Zeiterfassung verwendet werden, sobald entweder Internet oder Handy-Netz verfügbar ist.
  4. Abgestellte und Vorgesetzte oder auch die Zentrale können in Echtzeit sehen, wer von den Kollegen anwesend ist. Auch eine Abwesenheit kann auf Wunsch auch mit Grund angezeigt werden.
  5. Handwerker oder Monteure können besser geplant werden, weil sie sich, wenn sie fertig sind, mit der Arbeitszeiterfassung sofort wieder „frei stempeln“ können. Wir können bei der Online-Zeiterfassung bei Bedarf auch die aktuelle Position übertragen.

Urlaub 

Bei der Urlaubsverwaltung der Mitarbeiter können Ihnen elektronische Zeiterfassungen viel Arbeit abnehmen und die Planung sehr viel effizienter gestalten.

Sie können im Urlaubsplan erkennen, welche Mitarbeiter gerade Urlaub haben und wann noch Urlaub geplant ist. Hinzu kommt eine Urlaubsverwaltung, bei der der Urlaubsanspruch der Mitarbeiter protokolliert wird. 

Urlaubsanträge können auf Wunsch direkt in der Software oder auf Wunsch auch an den Zeiterfassungsterminals erfolgen. Wird dieser Urlaubsantrag genehmigt, bekommt der Mitarbeiter bei der nächsten Buchung automatisch eine kleine Mitteilung oder kann auch per E-Mail benachrichtigt werden. Das Gleiche geht natürlich auch, wenn der Urlaubsantrag abgelehnt wurde.

Der Mitarbeiter kann am Terminal auch jederzeit, wenn eine Verbindung besteht, seine Urlaubstage, seine geleisteten Stunden bzw. geleisteten Arbeitszeiten abfragen. 

Mitarbeiterplanung

Neben der Planung der Mitarbeiter in Modulen zur Produktionsplanung können Sie auch über die Zeiterfassung Mitarbeiter planen. Es gibt hierzu eine Schichtplanung im Zeiterfassungssystem, mit der Sie verwalten, wer welcher Schicht zugeordnet wird. 

Auswertungen

Nahezu jedes Zeiterfassungssystem hat eine Reihe von Auswertungen verfügbar, welche automatisch, wiederkehrend oder auch manuell aufgerufen werden können:

  • Aufzeichnungen über die tägliche Anwesenheit und Abwesenheit (Arbeitsbeginn und -ende) sowie den entsprechenden Pausenzeiten.
  • Bei Nutzung einer Zutrittskontrolle kann ausgewertet werden, wem wann Zutritt gewährt wurde.
  • Dem Mitarbeiter zugeordnete RFID, Transponder oder Chipkarten zum Buchen der täglichen Arbeitszeit, zur Identifikation z. B. an BDE-Terminals oder auch um eine Tür zu öffnen.
  • Definition der einzelnen Arbeitszeitmodelle der Zeiterfassungssoftware und deren Zuordnung zu den Mitarbeitern.
  • Erstellung von Übersichten des noch ausstehenden Resturlaubs einzelner oder aller Mitarbeiter oder Abteilungen.
  • Überstunden und geleistete Arbeitsstunden an gesetzlichen Feiertagen
  • Aufstellung für die Lohnbuchhaltung. Auf Wunsch auch Bereitstellung von fertigen Daten zur Übergabe an die Lohnbuchhaltung, damit auf dieser Grundlage Lohnabrechnungen erstellt werden können.
  • Auswertung über die Produktivität von Mitarbeitern durch Gegenüberstellung von reiner Anwesenheitszeit zu produktiven Zeiten für Projekte und Produktion. 

Gesetze und Regelungen in Zusammenhang mit Zeiterfassung

Mit dem reinen Einsatz eines Zeiterfassungsprogramms ist es noch lange nicht getan. Es muss sehr viel berücksichtigt werden, wenn alles regelkonform aufgebaut werden soll. Schließlich arbeitet ein Handwerker, ein Kleinbetrieb, der Mittelstand als auch ein großer Konzern im Bereich der Zeiterfassung mit schützenswerten und teilweise sogar mit besonders schützenswerten personenbezogenen Daten. 

Außerdem kann mit den erfassten Stunden eines Mitarbeiters und dem dazu ausgezahlten Lohn sehr schnell erkannt werden, ob auch wirklich der Mindestlohn gezahlt wird und ob auch das Arbeitszeitgesetz eingehalten wird. Auch aus diesem Grund hat der EuGH in einem Urteil im Mai 2019 festgelegt, wie es in Betrieben zu laufen hat. Auf dieses EuGH-Urteil beruft sich das Bundesarbeitsgericht (BAG) in Erfurt. Es legt in einem Urteil am 13. September 2022 fest, dass Arbeitgeber in Deutschland nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die, von Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. 

  


 

In den folgenden drei Abschnitten können Sie sich unsere Module zur Zeiterfassung einmal ansehen. Wenn Sie mögen, können wir uns das ganze auch gemeinsam einmal angucken. Auch wenn Sie nur Fragen haben, fordern Sie ganz einfach und völlig unverbindlich hier eine DEMO an. 

 

Personalzeiterfassung (PZE)

Mit der 3S Personalzeiterfassung können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen, dokumentieren und auswerten. Für alle Mitarbeiter werden die Daten zentral in der ERP-Datenbank gepflegt.

Betriebsdatenerfassung (BDE)

Mit unseren BDE-Terminals erfassen Sie nicht nur die Rüst- und Arbeitszeiten zu einem Arbeitsgang, sondern melden auch gleich die produzierten Mengen zurück. Auch Mengen für Nacharbeit oder Ausschuss werden hierbei erfasst.

Projektzeiterfassung

Anders als bei der BDE (Betriebsdatenerfassung) bei der wir Zeiten und Daten erfassen, die direkt bei der Produktion entstehen, haben wir bei der Projektzeiterfassung eher die Zeiten im Auge, die nicht direkt mit einem Arbeitsgang während der Produktion in Verbindung stehen.