Effizientes Bestellwesen

Was ist Bestellwesen?

Bestellwesen wird die Summe der Funktionen genannt, welche beim Einkauf von Teilen, Dienstleistungen oder anderen Leistungen in einem Betrieb stattfinden. Oft werden diese Prozesse mit einem ERP-System oder einer Software für die Warenwirtschaft abgebildet. Diese Software enthält dann alle Funktionalitäten zur Materialbeschaffung, zum Einkauf von Fremdleistungen und sie optimiert den Einkauf.

Zum Bestellwesen gehört:

  • Ermittlung, was wann benötigt wird unter Berücksichtigung von Bedarfen, Bestand und Planaufträgen – auch Bestellvorschläge oder Beschaffungsvorschläge genannt.
  • Erstellung und Verwaltung erforderlicher Anfragen an potenzielle Lieferanten
  • Verwaltung der eingehenden Angebote mit den entsprechenden Funktionen
  • Tool zur Gegenüberstellung und Bewertung der eingegangenen Angebote mit entsprechenden Auswertungen (günstigste Einkaufspreise und/oder Lieferzeiten und Lieferbedingungen)
  • Erstellen einer Bestellung mit den entsprechenden Preisen, Konditionen, Bestellpositionen und Bestellmengen bei Bedarf auch Abwicklung über Rahmenbestellungen (Rahmenauftrag) mit späteren Lieferabrufen
  • Bestellung von Fremdleistungen inkl. Lieferschein zur Beistellung eigener Ware
  • Eingangskontrolle einer Auftragsbestätigung vom Lieferanten mit automatischer Erinnerung an den Lieferanten
  • Überwachung des Wareneingangs auch mit automatischer Erinnerung und auch Mahnung an den Lieferanten bei Überschreitung des Liefertermins
  • Beim Eingang dann Buchen der Lieferung in der ERP-Software mit entsprechenden Lagerbuchungen zur Erweiterung des Lagerbestandes
  • Falls Seriennummern oder Chargen eingegangen sind, ggf. Erfassen der Seriennummern oder Chargen inkl. Handling von Zeugnissen oder Zertifikaten 
  • Generieren von Etiketten mit der Artikelnummer für die neuen Teile, Erstellen von Prüfanweisungen für das Qualitätsmanagement
  • wenn gewünscht Nachricht an Projektverantwortliche, an die Produktion oder an die Auftragsbearbeitung, dass die Ware jetzt vorhanden ist
  • Erfassen des Rechnungseingangs und dabei Rechnungsprüfung und Kontrolle, ob das, was berechnet, auch geliefert wurde, und ob die Konditionen stimmen (z. B. Preise)
  • Übergabe der Eingangsrechnung an das Rechnungswesen / Finanzbuchhaltung / Kosten- und Leistungsrechnung
  • QS System zur Lieferantenbewertung aufgrund von Termintreue, Lieferqualität (beanstandete Positionen und anderen qualitätsrelevanten Eigenschaften)

Das 3S Bestellwesen

In 3S Modul „Bestellwesen“ sind alle Funktionalitäten enthalten, die sich mit der Beschaffung von Material oder anderen Leistungen beschäftigen. Alle oben genannten Punkte und mehr sind enthalten.

Mit unserem äußerst flexiblen Einkaufs-Modul verfolgen wir das Ziel, dass Sie Ihre Einkäufe übersichtlich und termingerecht durchführen können. Der Nutzer erhält Bestellvorschläge, die sich automatisch aus der Disposition unseres ERP-Systems übernehmen lassen, und ist in der Lage, Anfragen und Bestellungen zu verfolgen und übersichtlich zu bearbeiten.

Was ein produzierendes Unternehmen 2022 in der Einkaufsabteilung benötigt:

Im Bereich „Strategischer Einkauf“

  • Die 3S-Software plant und überwacht die Materialkosten und deren Entwicklung
  • Unser ERP hilft bei der Analyse des Einkaufsverhaltens Ihrer Wettbewerber
  • Wir liefern Ihnen Fakten zur Gestaltung der Einkaufsstrategie (Lieferantenanzahl, Vergabestrategien, Make-or-Buy, Dual Sourcing etc.)
  • Unser ERP-System fasst verschiedene Unternehmensbedarfe zusammen, um bessere Preise erzielen zu können
  • 3S liefert Zahlen für Technologieentscheidungen unter Kostengesichtspunkten
  • In unserem Qualitätsmanagement-Modul bewerten Sie die Lieferantenentwicklung Ihrer Lieferanten
  • Sie erhalten wertvolle Fakten für Preisverhandlungen mit Lieferanten

Im Umfeld „Operativer Einkauf“

  • Im Lieferantenartikelstamm verwalten Sie Preise und Konditionen für Ihre Teile bei verschiedenen Lieferanten
  • Mit unserer automatischen Anfrageverwaltung erledigen Sie Ausschreibungen oder einzelne Anfragen
  • Unser 3S-Workflow überwacht selbstständig die Lieferantentermine Ihrer Bestellungen und Abrufe und versendet auf Wunsch autark Lieferanmahnungen an Ihre Lieferanten per E-Mail
  • Unser eigenes EDI-System kümmert sich um die elektronische Abwicklung der Abrufe und Bestellungen (e-purchasing)
  • Mit der Anfragenverwaltung prüfen und vergleichen Sie die Angebote Ihrer Zulieferer
  • Die 3S-Software verwaltet Verträge wie Rahmenverträge und deren Abrufe
  • Sie verwenden unsere Wareneingangserfassung mit Qualitätskontrolle
  • Das 3S Dokumentenmanagement kümmert sich um die Verwaltung und Zuordnung von Datenblättern und Zertifikaten
  • Wir pflegen Wiederbeschaffungszeiten für jeden einzelnen Lieferanten
  • In der Bestellhistorie sehen Sie jedes einzelne Teil inkl. Konditionen, zu denen es jemals bestellt worden ist
  • Unser Einkaufsmodul gliedert sich an das komplette Supply-Chain-Management (SCM) der 3S Software an
  • Detaillierte Logistik-Funktionalitäten inkl. Behälterverwaltungen z. B. für Trays, Gitterboxen, Ladungsträger, Europaletten
  • Pflegen Sie im Kundenartikelstamm pro Sprache ein Wörterbuch mit Übersetzungen für Einkäufe in anderen Ländern 
  • Die Beschaffungsprozesse werden bei Bedarf automatisch an das Modul Projektmanagement gekoppelt. Hierdurch lassen Sie alle Vorgänge eines Auftrags besonders effektiv projektspezifisch auffinden.

Der Ablauf einer einfachen Bestellung

Bestellvorschläge zu Bestellungen übernehmen

Ihr Einkäufer übernimmt Bestellvorschläge aus der Disposition / Nettobedarfsermittlung. Er kann dabei die Vorschläge manuell einem Projekt zuordnen. Eine automatische Zuordnung der Positionen zu einem Projekt erfolgt, wenn bereits der Bedarf einem Projekt entspringt. Wenn also der Kundenauftrag einem Projekt zugeordnet ist, würde auch der Bestellvorschlag für eine Komponente demselben Projekt zugeordnet werden. Natürlich können die Komponenten auch zusammengefasst aus mehreren Projekten kombiniert werden (projektübergreifende Bestellungen).

Wareneingang erfassen

Der Wareneingang einer Bestellung wird erfasst. Beachten Sie bitte, dass wir zu dem Wareneingang automatisch Dokumente scannen können, welche z. B. der Artikelcharge zugeordnet werden kann. Dies ist wichtig für Sicherheitsdatenblätter, GMP-Zertifikate und andere Eigenschaften. Die eingescannten Dokumente werden in der 3S-Software mitgeführt. Wenn mit Teilen aus dieser Charge produziert wird, können mit dem Versand des Fertigteils die zugeordneten Dokumente oder Chargeninformationen mit ausgeliefert werden.

Wichtig ist auch die Möglichkeit, zu jedem Teil zusätzliche Qualitätsangaben zu erfassen. Diese Angaben können nach Wahl pro Teileposition oder für die komplette Bestellung erfolgen. Außerdem dienen die Qualitätsangaben u. a. der automatischen Lieferantenbewertung (Procurement Quality).

Die 3S Software kümmert sich auch um die Behälter, welche mit dem Wareneingang vom Lager des Lieferanten auf das eigene Lager umgebucht werden. Hiermit ist eine Verwaltung dieser Behälter möglich. In unserem Modul Behälterverwaltung kann dann nicht nur die Anzahl, sondern auch die Herkunft von Gitterboxen, Trays, Euro-Paletten etc. ermittelt werden.

Eingangsrechnung mit Rechnungskontrolle 

Eine Eingangsrechnung kann zuerst auf Grundlage des Wareneingangs (Mengen), der eingehaltenen Termine sowie der vereinbarten Qualität (auch: Leistungsmerkmale) freigegeben werden. Nachdem dies geschehen ist, wird die Rechnung an das Rechnungswesen/Buchhaltung übergeben.

Wie Sie die Bestellungen überwachen

Das Bestellwesen ist einer der maßgeblichen Faktoren Ihrer Materialwirtschaft. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass eine Anfrage an einen Lieferanten nicht nur autark gestellt, sondern auch überwacht werden kann.

Mit der 3S ERP Software geben wir Ihnen Werkzeuge zur Hand, welche Ihnen jederzeit eine ausführliche Übersicht über zu beschaffende Teile und bereits angefragte oder bestellte Artikel liefert. Durch die Automatisierung mit den 3S-Workflows überwachen wir z. B. jede Nacht Ihre Anfragen und Bestellungen und vergleichen die Wareneingänge, Termine, Preise und Konditionen bei Ihren Zulieferern. Auf Wunsch werden diese auch automatisch per E-Mail benachrichtigt.

Manuelle Bestellvorschläge

Neben der automatisierten Bearbeitung von Bedarfen, die aus den Stücklisten für die Einkaufssoftware disponiert werden, ist es auch möglich, dass Ihre Mitarbeiter projektspezifisch oder aus einem beliebigen anderen Grund Material, Ware oder Dienstleistungen einkaufen möchten. Angesichts dessen haben wir in unser Bestellwesen zusätzlich die Steuerung durch manuellen Bestellvorschläge integriert. Hiermit können die Bestellanforderungen in der Materialwirtschaft auch einzelner Mitarbeiter in einer Anforderungsliste gespeichert und anschließend durch eine Freigabe von Ihrem Einkauf oder Controlling in eine Bestellung konvertiert werden. Natürlich können Sie diese manuell erstellten Anfragen auch wieder löschen.

Schnittstellen im Bestellwesen

  • Das 3S-Bestellwesen verfügt über Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung (wenn Sie sich dafür entscheiden, eine andere Buchhaltung als 3S zu verwenden) für die Eingangsrechnungen und auch für die noch offenen Bestellungen, um diese in der Liquiditätsplanung zu berücksichtigen. 
  • Das 3S DMS (Dokumentenmanagementsystem) kann alle Einkaufsbelege rechtssicher archivieren. Hiermit gewährleisten wir einen effizienten Zugriff auch aus dem Homeoffice oder jedem anderen Standort aus.
  • Um Standard-Artikel aus Lieferanten- oder Herstellerkatalogen zu übernehmen, haben wir Schnittstellen für solch eine Übernahme geschaffen, mit denen Sie diese Teile automatisch übernehmen können.
  • Eine Schnittstelle zur Bewertung des Materials im Einkauf kann verwendet werden, um die Qualität oder Messwerte von Wareneingangsprüfungen in ein QM-System zu übertragen. Natürlich ist das eigene 3S QM-System von Haus aus perfekt angebunden.
  • Es ist eine große Menge an Auswertungen in der Software bereits fertig und verfügbar. Jede Liste und Ansicht aus der 3S Software kann für einfache Auswertungen auch automatisch nach Excel exportiert werden. 
  • Dashboards mit Einkaufsauswertungen und komplexere Auswertungen (Business Intelligence) stellen wir kundenspezifisch mit Microsoft Power BI zur Verfügung.

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Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier:

In unserem 3S-WIKI: Bestellungen bearbeiten mit der 3S Auftragsbearbeitung