Effizientes Bestellwesen

In unserem Modul "Bestellwesen" sind alle Funktionalitäten enthalten, die sich mit der Beschaffung von Material oder anderen Leistungen beschäftigen.

Mit diesem Modul verfolgen wir das Ziel, dass Sie Ihre Einkäufe übersichtlich und termingerecht durchführen können. Der Nutzer erhält Bestellvorschläge, die sich automatisch aus der Disposition unseres ERP-Systems übernehmen lassen, und ist in der Lage, Anfragen und Bestellungen zu verfolgen und übersichtlich zu bearbeiten.

Was ein produzierendes Unternehmen 2017 in der Einkaufsabteilung benötigt:

Im Bereich "Strategischer Einkauf"

  • Die 3S-Software plant und überwacht die Materialkosten und deren Entwicklung
  • Unser ERP hilft bei der Analyse des Einkaufsverhaltens Ihrer Wettbewerber
  • Wir liefern Ihnen Fakten zur Gestaltung der Einkaufsstrategie (Lieferantenanzahl, Vergabestrategien, Make-or-Buy, Dual Sourcing etc.)
  • Unser ERP-System fasst verschiedene Unternehmensbedarfe zusammen, um bessere Preise erzielen zu können
  • 3S liefert Zahlen für Technologieentscheidungen unter Kostengesichtspunkten
  • In unserem Qualitätsmanagement-Modul bewerten Sie die LieferantenentwicklungIhrer Lieferanten
  • Sie erhalten wertvolle Fakten für Preisverhandlungen mit Lieferanten

Im Umfeld "Operativer Einkauf"

  • Im Lieferantenartikelstamm verwalten Sie Preise und Konditionen für Ihre Teile bei verschiedenen Lieferanten
  • Mit unserer automatischen Anfrageverwaltung erledigen Sie Ausschreibungen oder einzelne Anfragen
  • Unser 3S-Workflow überwacht selbstständig die Lieferantentermine Ihrer Bestellungen und Abrufe und versendet auf Wunsch autark Lieferanmahnungen an Ihre Lieferanten per E-Mail
  • Unser eigenes EDI-System kümmert sich um die elektronische Abwicklung der Abrufe und Bestellungen (e-purchasing)
  • Mit der Anfragenverwaltung prüfen und vergleichen Sie die Angebote Ihrer Zulieferer
  • Die 3S-Software verwaltet Verträge wie Rahmenverträge und deren Abrufe
  • Sie verwenden unsere Wareneingangserfassung mit Qualitätskontrolle
  • Das 3S Dokumentenmanagement kümmert sich um die Verwaltung und Zuordnung von Datenblättern und Zertifikaten
  • Wir pflegen Wiederbeschaffungszeiten für jeden einzelnen Lieferanten
  • In der Bestellhistorie sehen Sie jedes einzelne Teil inkl. Konditionen, zu denen es jemals bestellt worden ist
  • Unser Einkaufsmodul gliedert sich an das komplette Supply Chain Management (SCM) der 3S Software an
  • Detaillierte Logistik-Funktionalitäten inkl. Behälterverwaltungen z. B. für Trays, Gitterboxen, Ladungsträger, Europaletten
  • Pflegen Sie im Kundenartikelstamm pro Sprache ein Wörterbuch mit Übersetzungen für Einkäufe in anderen Ländern 

Der Ablauf einer Einfachen Bestellung

Bestellvorschläge zu Bestellungen übernehmen

Ihr Einkäufer übernimmt Bestellvorschläge aus der Disposition / Nettobedarfsermittlung. Er kann dabei die Vorschläge manuell einem Projekt zuordnen. Eine automatische Zuordnung zu einem Projekt erfolgt, wenn bereits der Bedarf einem Projekt entspringt. Wenn also der Kundenauftrag einem Projekt zugeordnet ist, würde auch der Bestellvorschlag für eine Komponente dem selben Projekt zugeordnet werden. Natürlich können die Komponenten auch zusammengefasst aus mehreren Projekten kombiniert werden (projektübergreifende Bestellungen).

Wareneingang erfassen

Der Wareneingang einer Bestellung wird erfasst. Beachten Sie bitte, dass wir zu dem Wareneingang automatisch Dokumente scannen können, welche z. B. der Artikelcharge zugeordnet werden kann. Dies ist wichtig für Sicherheitsdatenblätter, GMP-Zertifikate und andere Eigenschaften. Die eingescannten Dokumente werden in der 3S-Software mitgeführt. Wenn mit Teilen aus dieser Charge produziert wird, können mit dem Versand des Fertigteils die zugeordneten Dokumente oder Chargeninformationen automatisch ausgeliefert werden.

Wichtig ist auch die Möglichkeit, zu jedem Teil zusätzliche Qualitätsangaben zu erfassen. Diese Angaben können nach Wahl pro Teileposition oder für die komplette Bestellung erfolgen. Außerdem dienen die Qualitätsangaben u.a. der automatischen Lieferantenbewertung (procurement quality).

Die 3S Software kümmert sich auch um die Behälter, welche mit dem Wareneingang vom Lager des Lieferanten auf das eigene Lager umgebucht werden. Hiermit ist eine Verwaltung dieser Behälter möglich. In unserem Modul Behälterverwaltung kann dann nicht nur die Anzahl, sondern auch die Herkunft von Gitterboxen, Trays, Euro-Paletten etc. ermittelt werden.

Eingangsrechnung mit Rechnungskontrolle 

Eine Eingangsrechnung kann zuerst auf Grundlage des Wareneingangs (Mengen), der eingehaltenen Termine sowie der vereinbarten Qualität (auch: Leistungsmerkmale) freigegeben werden. Nachdem dies geschehen ist, wird die Rechnung an das Rechnungswesen/Buchhaltung übergeben.

Wie Sie die Bestellungen überwachen

Das Bestellwesen ist einer der maßgeblichen Faktoren Ihrer Materialwirtschaft. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass eine Anfrage an einen Lieferanten nicht nur automatisch gestellt, sondern auch überwacht werden kann.

Mit der 3S ERP Software geben wir Ihnen Werkzeuge zur Hand, welche Ihnen jederzeit eine ausführliche Übersicht über zu beschaffende Teile und bereits angefragte oder bestellte Artikel liefert. Durch die Automatisierung mit den 3S-Workflows überwachen wir z. B. jede Nacht Ihre Anfragen und Bestellungen und vergleichen die Wareneingänge, Termine, Preise und Konditionen bei Ihren Zulieferern. Auf Wunsch werden diese auch automatisch per E-Mail benachrichtigt.

Manuelle Bestellvorschläge

Neben der automatisierten Bearbeitung von Bedarfen, die aus den Stücklisten disponiert werden, ist es auch möglich, dass Ihre Mitarbeiter projektspezifisch oder aus einem beliebigen anderen Grund Material, Ware oder Dienstleistungen einkaufen möchten. Aus diesem Grund haben wir in unser Bestellwesen zusätzlich die Steuerung durch manuellen Bestellvorschläge integriert. Hiermit können die Bestellanforderungen in der Materialwirtschaft auch einzelner Mitarbeiter in einer Anforderungsliste aufgeführt und anschließend durch eine Freigabe von Ihrem Einkauf oder Controlling in eine Bestellung konvertiert werden.

Schnittstellen im Bestellwesen

  • Das 3S-Bestellwesen verfügt über Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung (wenn Sie sich dafür entscheiden, eine andere Buchhaltung als 3S zu verwenden) für die Eingangsrechnungen und auch für die noch offenen Bestellungen um diese in der Liquiditätsplanung zu berücksichtigen. 
  • Um Standard-Artikel aus Lieferanten- oder Herstellerkatalogen zu übernehmen, haben wir Schnittstellen geschaffen, mit denen Sie diese Teile automatisch übernehmen können.
  • Eine Schnittstelle zur Bewertung des Materials im Einkauf kann verwendet werden, um die Qualität oder Messwerte von Wareneingangsprüfungen in ein QM-System zu übertragen. Natürlich ist das eigene 3S QM-System von Haus aus perfekt angebunden.

 

 

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier:

In unserem 3S-WIKI: Bestellungen bearbeiten mit der 3S Auftragsbearbeitung