Offene Posten & OP-Verwaltung

Das Modul Offene Posten Verwaltung ist Bestandteil der Finanzbuchhaltung, kann aber auch einzeln zum Einsatz kommen, wenn Sie Ihre Buchhaltung extern z. B. über unsere DATEV-Schnittstelle an Ihren Steuerberater übergeben. Sobald Sie aber zusätzlich Ihre Kunden- und/oder Lieferanten-OPs selbst verwalten wollen, verwenden Sie das Modul OP-Verwaltung einzeln. In diesem Fall verfügen Sie zusätzlich noch über die Integration von ein paar Sachkonten für die Banken, die Kasse sowie über ein Verrechnungskonto, um Forderungen zu verrechnen. Das Modul ist Bestandteil unseres ERP-Systems und schafft mittelständischen Unternehmen einen Überblick über deren Liquidität, gibt die Möglichkeit Mahnungen und Zahlungserinnerungen zu schreiben. Bei Zusammenarbeit mit dem Modul SEPA Zahlungsverkehr können SEPA.xml Dateien z. B. zur Zahlung Ihrer Rechnungen erstellt werden. Zusammen mit dem Modul elektronische Kontoauszüge können Sie Zahlungseingänge auch automatisch erfassen und verbucht lassen. Wenn Sie nicht so viele Zahlungseingänge haben, sind diese aber auch rasch manuell gebucht.

Wie eine funktioniert eine Offene Posten Verwaltung?

Für jede geschriebene Rechnung auf der Verkaufsseite eines Unternehmens und für jede erhaltene Rechnung auf der Einkaufsseite werden „Erinnerungsdatensätze“ in einer Art Offene-Posten-Liste in der Buchhaltungssoftware der Warenwirtschaft gebildet. Dies gilt für manuelle Ein- und Ausgangsrechnungen genauso wie für welche, die aus Lieferungen entstehen. Diese daraus entstandenen „Erinnerungsdatensätze“ in einer Liste oder Tabelle nennt man in der Buchhaltung auch Offene Posten oder kurz auch OPs.

Diese OPs werden in unseren Lösungen nach dem Rechnungsbuch gebildet. Dort werden Rechnungseingänge und Rechnungsausgänge, welche durch die entsprechenden Belege erfasst sind, in die OPs gestellt und die Rechnungen gleichzeitig für jede weitere Veränderung gesperrt.

Ganz einfach erklärt ist also eine OP-Liste nichts anderes als eine Schuldenaufstellung. Genaugenommen gibt es zwei OP-Listen in der Offene-Posten-Buchhaltung:

Offene Posten Debitoren

Debitoren bedeutet Kunden. Die Kunden OP-Liste resultiert aus den ausgehende Rechnungen und ist somit eine Forderungsliste mit der Aufstellung, was ich noch zu bekommen habe (also die Außenstände eines Unternehmens).

Offene Posten Kreditoren

Kreditoren sind Lieferanten. Die Lieferanten OP-Liste stammt aus den eingehenden Rechnungen und ist somit eine Zahlungsliste, mit ich sehen kann, was ich wann bezahlen muss (also die Verbindlichkeiten des Unternehmens).

Aus den Buchungen der Rechnungseingänge und Rechnungsausgänge entstehen also Listen, deren einzelne Elemente, solange in den Offenen Posten als Erinnerung bleiben, bis sie bezahlt werden. 

Nachdem die OPs durch Zahlungen ausgeglichen wurden, werden sie dann durch den Ausgleich auf erledigt gesetzt.

Was enthält ein Offener Posten?

  1. Kunde mit Kundennummer oder Lieferant mit Lieferantennummer
  2. Rechnungsnummer und Datum
  3. Fälligkeit mit Fälligkeitsdatum
  4. OP-Betrag mit Rechnungsbetrag
  5. Guthaben bei Überzahlungen
  6. Mahnstufe
  7. Verzugszinsen
  8. Zahlungsziele mit Fälligkeiten
  9. Zahlungseingänge – also geleistete Zahlungen mit Datum, Konto und Betrag

Offene Posten auf der Kundenseite (Warenwirtschaft) nennt man debitorische-OP und offene Posten auf der Lieferantenseite (Bestellwesen) nennt man kreditorische-OP.

Sobald ein Kunde Rechnungen zahlt, wird diese Zahlung durch die Software dem zugehörigen debitorischen OP gutgeschrieben und die entsprechenden Verbindlichkeiten des Kunden verringern sich entsprechend.

Wenn Sie Ihre Lieferanten bezahlen, wird dies dem kreditorischen OP gutgeschrieben und die Forderungen des Lieferanten verringern sich. Jede Zahlung erhält dabei eine separate Buchung, damit wir später nachvollziehen können, wann und wie gezahlt wurde. Ist nun ein offener Posten komplett ausgeglichen, wird dieser als bezahlt vermerkt und verschwindet von der Liste.

Was wir mit den Offenen Posten in der Warenwirtschaft und in der Finanzbuchhaltung anstellen können, ahnen Sie vermutlich jetzt schon: Mit den debitorischen OPs können wir Zahlungserinnerungen und Mahnungen schreiben. Hierzu enthält unser Grundmodul OP-Verwaltung ein Mahnwesen mit Mahnstufen, verschiedenen Mahntexten und auch Schnittstellen zu Kreditversicherern und Wirtschaftsauskünften. Alle Ausgaben können natürlich mit dem Formulareditor angepasst werden.

Lastschriften generieren

Wenn Sie wünschen, können aus den debitorischen OPs auch SEPA-Lastschriften / Lastschrifteinzüge generiert werden. Auch hier generieren wir eine SEPA.xml Datei, welche mit Ihrer Banking Software direkt ausgeführt werden kann. Sie ersparen sich also die Erfassung der Überweisungen.

Überweisungen generieren

Auch mit den kreditorischen Offenen Posten können wir etwas anfangen: Wir generieren auf Wunsch eine Überweisungsdatei aus den OPs der Kreditorenbuchhaltung, welche Sie nutzen können, um im SEPA-Verfahren Ihrer Bank die Überweisungen einzuleiten. Hier wird zunächst eine Übersicht der zu zahlenden Beträge aus der Buchführung erstellt. Dann wählen Sie, welche Beträge in die Erstellung der SEPA.xml Datei einfließen sollen. Es erfolgt auch hier ein Ausbuchen der bezahlten OPs. Diese automatischen Überweisungen erstellen Sie mit dem ERP-Modul SEPA Zahlungsverkehr.

Kontoauszüge automatisiert verbuchen lassen

Diese SEPA-Datei ist nicht die einzige Schnittstelle zu Ihrer Bank. Wir können auch durch elektronisches Einlesen Ihrer Kontoauszüge die Offenen Posten automatisch bebuchen. Hierzu dient ein Format, das von der SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) mit dem Namen SWIFT MT940 gekennzeichnet wird. Dieses Format kann oft von den Banken als Format für elektronische Kontoauszüge geliefert werden. Inzwischen hat auch SEPA das Format CAMT für den SEPA-Bereich herausgegeben. Welches Format von Ihrer Bank eingesetzt wird, muss zunächst geklärt werden. Näheres zu unserem ERP Modul „Elektronische Kontoauszüge“, welches perfekt mit dem Modul Offene-Posten-Verwaltung zusammenarbeitet, lesen Sie hier.

Mahnwesen

Mit dem Mahnwesen ist es möglich, Mahnungen oder Kontoauszüge an Kunden zu versenden – per Brief, per Fax oder auch per E-Mail. Die E-Mail-Adresse wird dabei z. B. automatisch dem Kundenstamm entnommen und die Mahnungen werden zu PDF-Dateien umgewandelt, um dann als Mail versandt zu werden. Selbstverständlich ist auch hier eine Archivierung in unser Modul 3S Dokumentenmanagement möglich.

Auswertungen

Verschaffen Sie sich über die Rechnungen aus Warenwirtschaft und Bestellwesen einen Überblick über die Finanzen. Stellen Sie Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen gegenüber. Durch die Gegenüberstellung dieser Werte ist die sog. kurzfristigen Liquiditätsplanung über die nächsten Wochen möglich. In dieser kurzfristigen Liquiditätsplanung werden die zu erwartenden Zahlungseingänge den Zahlungsausgängen gegenübergestellt. Sie sehen also auf einen Blick, wann sie flüssig (liquide) sind und wann Engpässe entstehen könnten. Die Überwachung der eigenen Liquidität gehört mit zu den wichtigen Prozessen einer Offene-Posten-Buchführung.

Ein weiteres Feature ermöglicht die Auswertung der Zahlungsmoral Ihrer Kunden und die damit verbundenen Risiken, welche z. B. an Kreditversicherer übertragen werden können. Auch hilft es, die Überprüfung vereinbarter Ziele vorzunehmen und auch ein effektives Forderungsmanagement durchzuführen.

 

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Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier:

In unserem 3S-WIKI: 3S Offene Posten