Inventur im Lager eines Unternehmens

Was ist eine Inventur?

Inventur ist die Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände eines Unternehmens zu einem bestimmten Tag (Inventur-Stichtag). Vermögensgegenstände bedeutet alles, was einen Wert hat und dem Unternehmen gehört. Hierzu zählen Maschinen und Grundstücke (Anlagevermögen) genauso wie Forderungen, Bargeld und natürlich auch Ihre Erzeugnisse (Umlaufvermögen).

Über diese ermittelten Bestände und Werte wird bei der Inventur eine Aufstellung gemacht, sauber aufgeführt nach Art des Inventars, nach Menge und nach dem Wert.

Wer muss eine Inventur durchführen?

Grundsätzlich ist jeder Kaufmann zur Inventur verpflichtet (§ 1 Handelsgesetzbuch). Bei der Geschäftseröffnung und am Ende jedes Geschäftsjahres sowie bei Auflösung oder Verkauf müssen Kaufleute monetäre und körperliche Bestände zum entsprechenden Stichtag ermitteln. Wenn sie also eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellen müssen, müssen sie auch eine Inventur machen.

Erstellen sie nur eine Einnahme- / Überschussrechnung, müssen sie keine Inventur machen. Jetzt ist noch die Frage zu klären:

Wann muss ich bilanzieren und wann reicht eine Einnahme- / Überschussrechnung

Sobald sie in zwei aufeinanderfolgenden Jahren einen Umsatz von 600.000 EUR überschreiten oder Ihr Gewinn über 60.000 EUR liegt, kann sie die Finanzverwaltung dazu auffordern, zu bilanzieren. Es gibt natürlich auch hier Ausnahmen (z. B. Auslandsumsatz usw.), daher besprechen Sei das in Zweifelsfällen am besten mit Ihrem Steuerberater.

Warum muss jeder Kaufmann eine Inventur machen?

Zwei Gründe sprechen sofort dafür:

  1. Sicherheit: Wenn der Wert der körperlichen Bestände zu gering ist, kann es sein, dass ein Unternehmen nach dem Stichtag zahlungsunfähig (insolvent) wird. Eine Inventur ist ein Werkzeug, dies frühzeitig zu erkennen. 
  2. Steuern: Was wäre Vater Staat ohne regelmäßige Steuereinnahmen? Wenn ich viel Gewinn gemacht habe, könnte ich das Geld einfach ausgeben und Ware davon kaufen. Ohne eine Bestandsaufnahme würde es dann so aussehen, als wäre der Gewinn viel kleiner und das würde den Unternehmen viel Steuern sparen. Daher müssen Inventar und andere Vermögensgegenstände zum Bilanzstichtag ermittelt werden. Denn das, was da vereinfacht gesagt „auf dem Lager liegt“, zählt genauso wie das Geld auf dem Konto. 

Was ist der Unterschied zwischen Inventur und Inventar? 

Inventur ist die geschichtlich betrachtet die Aufstellung des Hab und Guts einer Person zu einem Stichtag. Die alten Römer sind damit angefangen, als es darum ging, herauszufinden, ob eine Erbschaft für den Erben lukrativ ist oder nicht. Bis zu diesem Zeitpunkt wurden Schulden im vollen Umfang auch vererbt und die Erben mussten auch für die kompletten Schulden bezahlen. Um das zu verbessern, wurde seit dem Jahr 531 n. Chr. eine Inventur eingeführt. Dieser Begriff wurde dann ca. 1000 Jahre später, auch in Deutschland verwendet.

Die Bestandsaufnahme des Vermögens und der Schulden wurde Inventur genannt. Das, was auf der Liste steht – also das Ergebnis der Bestandsaufnahme – wird Inventar genannt. 

Welche Rolle spielt die Inventur für Bilanz und Buchführung?

Sowohl monetäre als auch die körperliche Bestandsaufnahme gewährleistet verglichen mit den Werten vom Vorjahr eine Aussage, ob ein Unternehmen zum Bilanzstichtag verglichen mit dem Bilanzstichtag vom Vorjahr den Unternehmenswert gesteigert hat.

Die Inventur und das daraus ermittelte Inventar sind Grundlage für die Bilanz. Wenn also die Inventur nicht richtig gemacht wird, hat dies schwerwiegende Auswirkungen auf die Bilanz. Daher sollte eine Inventur auch genau, lückenlos und nachvollziehbar dokumentiert werden. 

Wie oft muss die körperliche Inventur durchgeführt werden?

Eine Inventur erfolgt zum Abschluss des Geschäftsjahres mindestens ein Mal im Jahr. 

Welche Inventurarten und Verfahren der Inventur gibt es?

Je nach Art ihres Unternehmens und der Prozesse kann es sinnvoll sein, verschiedene Inventurverfahren anzuwenden.  

Jährliche Inventur

Dies ist die herkömmliche, jährliche Aufstellung (Zählung) Ihres Inventars. Alle Gegenstände und auch alle Guthaben und Schulden sollen erfasst werden. Sie machen eine jährliche körperliche Bestandsaufnahme all ihrer Werte, damit in der Buchführung eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ermöglicht wird.

Permanente Inventur

Wenn sie ein ERP-System verwenden und täglich viele Lagerbewegungen Ihres Warenbestands vornehmen oder einfach nur viele Abgänge und Zugänge buchen müssen, kommt für Ihre beweglichen Lager-Komponenten die nach § 241 Abs. 2 HGB beschriebene permanente Inventur ins Spiel. Bei der permanenten Inventur kommt es nach Definition dazu, dass permanent alle Änderungen an den Beständen für das bewegliche Anlagevermögen fortgeschrieben werden. Initial sollte eine körperliche Zählung aller betroffenen Gegenstände erfolgen. Das Unternehmen ist in diesem Fall nicht darauf angewiesen, die Zählung zum Bilanzstichtag vorzunehmen. Aber es müssen alle Veränderungen, Zugänge und Abgänge an den Beständen exakt dokumentiert werden. Dies erledigt ein ERP-System, welches penibel jede Buchung nachvollziehbar und unwiderruflich dokumentiert. Achten sie auch hier darauf, dass das ERP-System eine Abnahme nach IDW PS 880 hat, damit es bei einer späteren Prüfung durch einen Wirtschaftsprüfer oder durch eine Finanzbehörde keine Probleme gibt. Es existieren nämlich klare Vorschriften und Gesetze für die Dokumentation und die Aufbewahrung aller Lagerbuchungen und diese müssen erfüllt sein.

Bitte prüfen sie auf jeden Fall am besten mithilfe Ihres Steuerberaters die Inventurvereinfachungsverfahren, welche im HGB § 241 beschrieben sind. 

Unsere Empfehlungen, wenn sie sich mit einer permanenten Inventur das lästige jährliche komplette Zählen ersparen wollen:

  1. Nutzen sie die 3S Software, damit und mit einer dazugehörenden Dokumentation gehen sie sicher, dass alle GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) erfüllt sind. Die Software wird regelmäßig durch unabhängige Wirtschaftsprüfer nach IDW PS 880 geprüft.
  2. Machen sie Stichproben mit einer Stichprobeninventur, um zu erkennen, ob die gezählten Bestände tatsächlich mit den in der Software errechneten Beständen übereinstimmen. Falls nicht, gibt es noch Verbesserungspotenzial in ihren Prozessen, welche Material ab- und zubuchen oder welche Materialbewegungen eben nicht erfasst werden. Wir sind Ihnen gerne bei der permanenten Optimierung behilflich, um alle Voraussetzungen für dieses Inventurverfahren zu erfüllen. Sollten sich zu viele Abweichungen ergeben, korrigieren sie zunächst die Gründe dafür, erfassen eine neue körperliche Inventur für alle Teile und starten dann erneut. 
  3. Führen sie erst dann die permanente Inventur ein, wenn nach mindestens einigen Monaten keine Abweichungen zwischen den „ERP-Beständen“ und den tatsächlichen Beständen auftritt. Wenn es Abweichungen gibt, die erklärbar sind, passen sie Ihre Verfahren entsprechend an.
  4. Sie wissen selbst, wie sehr sie sich auf Ihre Lagerbestände im ERP verlassen können. Wir erfassen und protokollieren wirklich jede einzelne Lagerbuchung exakt mit allen Daten und können meist mit geringem Aufwand feststellen, wo etwas an Ihren Prozessen oder Verfahren zu verbessern ist.  

Stichprobeninventur

Eine, der leider seltener genutzten Inventurarten, welche zu einem beliebigen Zeitpunkt ausgeführt werden kann, ist die Stichprobeninventur. Hierbei zählen, wiegen oder messen sie ihre Artikel wie gehabt, jedoch nur wenige, welche möglichst repräsentativ für alle anderen der gleichen Gruppe ist. Ein Ziel dabei ist es, sicherzustellen, dass die Voraussetzung für stimmige Bestände  innerhalb des ERP-Systems vorhanden sind. Denn wenn die Bestände im ERP-System mit den Stichproben übereinstimmt, muss an den Prozessen und Methoden der Materialbuchungen nichts mehr verbessert werden. Sollte es bei der Stichprobeninventur dennoch zu Unstimmigkeiten kommen, sollte genau hier nachgebessert werden. Es ist dann immer etwas Detektivarbeit nötig, um herauszufinden, warum die Bestände nicht stimmen. Ihr ERP-Hersteller hilft Ihnen sicherlich gerne dabei. 

Stichtagsinventur

Hier handelt es sich um die Inventur Ihrer Ware zu einem Stichtag. Dieser Stichtag ist meistens der Tag, an dem auch der Jahresabschluss gemacht und zu dem die Bilanz und die GuV erstellt wird. 

Alle Artikel werden hier gezählt und es erfordert natürlich einen größeren spontanen Aufwand für die Mitarbeiter eine Stichtagsinventur durchzuführen, als die permanente Inventur, welche „nebenher“ laufen kann und ggf. durch dokumentierte Stichproben überprüft wird. Mit intelligenter ERP-Software muss Ihr Betrieb nicht an dem Zähltag oder den Zähletagen zum Erliegen kommen, aber dennoch bedeutet solch ein Zählaufwand im Lager immer eine gewisse Einschränkung des laufenden Betriebs.

Anlageninventur

Bei der Anlageninventur werden Ihre Anlagen bewertet. Vorwiegend Sachen, die der Firma gehören, die in den Aktiva aufgeführt werden. Ihre Maschinen, Geräte, Flurförderfahrzeuge, Lkw, Dienstwagen, Messgeräte, sofern diese Ihr Eigentum sind. Geleaste Fahrzeuge z. B. gehören nicht hier rein.  

Wie muss eine Inventur durchgeführt werden? 

Um eine Inventur korrekt mit einem ERP-System durchzuführen, müssen anhand aller Ihrer Wirtschaftsgüter (z. B. Artikel) Inventurlisten oder Zähllisten generiert werden. Mit diesen Zähllisten gehen Mitarbeiter durchs Lager und tragen die gezählten Mengen ein.

Hiernach können die erfassten Bestände aus den Zähllisten in die ERP übergeben werden. Hier werden dann die Differenzen der Ist-Bestände durch Korrekturbuchungen korrigiert und eine Bewertung für Inventurdifferenzen aufgrund der Bestandsveränderung generiert. 

Vergessen sollten wir gerade als Produktionsunternehmen auch dabei nicht die Ware, welche gerade zur Fremdarbeit bei externen Dienstleistern ist. Auch das ist ja Ihre Ware. Eine gute ERP-Software wird das aber berücksichtigen und kann auch diese Fremdläger in einer Inventur mit berücksichtigen. Dasselbe gilt übrigens auch für Ware in Konsignationslagern bei Ihren Kunden. Auch diese muss erfasst werden.

Wie wird der Bestand ermittelt?

Wie der Bestand ermittelt wird, hängt natürlich stark von Ihren Artikeln ab. Es muss so gezählt werden, dass der Materialwert Ihres Inventars optimal über die Menge ermittelt werden kann. Sie können messen, zählen, wiegen, ablesen, manchmal auch nur schätzen. Der entsprechende Bestand wird danach auf der Zählliste aufgeschrieben. 

Besonders effektiv ist es, diese Zählliste in elektronischer Form zu pflegen. In einem Gerät wird dabei die Liste mit den zu zählenden Artikeln bereitgestellt. Hier werden dann die ermittelten Mengen direkt von dem zählenden Mitarbeiter erfasst. Das hat den Vorteil, dass die Zählliste nicht mehr manuell in das ERP-System übernommen werden muss. Sprechen sie Ihren ERP-Anbieter an, er hat bestimmt eine fertige Lösung für sie. Vielleicht sogar eine, die als APP direkt auf die Handys der Mitarbeiter nur für die Inventur installiert werden kann. Natürlich ist es bei so einer elektronischen Inventur Barcodes zu verwenden, wenn Ihre Artikel mit Barcodes versehen sind. Auch RFIDs oder 2D-Barcodes sind hier bei der Erfassung der Artikel möglich.

Was wird bei der Inventur erfasst?

Bei der Inventur wird die tatsächliche im Lager befindliche Menge erfasst. Die zählenden Mitarbeiter dürfen dabei auch nicht die vermuteten Bestände kennen. Das bedeutet, dass die zu erwartenden Bestände auf der Zählliste nicht erscheinen dürfen. Die Mitarbeiter sollen einfach nur das zählen, was da ist. 

Welche Informationen sind auf einer Inventurzählliste?

Wie eben beschrieben, dürfen nicht die erwarteten oder vermuteten Bestände auf den Zähllisten sein. Die handschriftlich ausgefüllten Zähllisten sind aufzubewahren und als handelsrechtlich und steuerrechtlich aufbewahrungspflichtige Dokumente zu archivieren. 

Folgende Inhalte sollten aber auf der Inventurliste stehen:

  • Name der Liste
  • Datum
  • Mitarbeitername, der gezählt hat
  • Datum und Uhrzeit, zu denen erfasst wurde
  • Lagerort, auf dem diese Menge ermittelt wurde
  • Seitennummer und Anzahl der Seiten
  • Artikelnummer
  • Lagerorte, auf denen dieser Artikel gesehen wurde, um das Auffinden zu erleichtern
  • Menge
  • Für spätere Übernehme ins ERP: Wert / Werte übertragen von.

Wie wird eine Inventur bewertet?

Hier sind verschiedene Bewertungen möglich. Für die reine Betrachtung des Inventars reicht es auch, den Wert der Ware mit der Menge zu multiplizieren. Doch hier kommen schon die wichtigste Frage auf:

Mit welchem Wert fließt der, in der Inventur gezählte Artikel ein?

Eine komplexe Antwort, denn es ist rechtlich in anderen Ländern unterschiedlich. Unsere Empfehlung: machen sie es einheitlich und seien sie ehrlich. In Deutschland werden Ihre Artikel laut § 253 Abs. 1 HGB entweder mit den Anschaffungskosten oder mit den Herstellkosten bewertet. Die Anschaffungskosten wiederum sind auch im HGB zumindest an dieser Stelle nicht eindeutig beschrieben. Deswegen ist es in vielen ERP-Systemen möglich, die Bewertung einzustellen. Hier können sie dann z. B. zwischen mittlerer Einkaufpreis, arithmetisches Mittel 3 Jahre oder letzter Einkaufspreis oder auch letzte Anfrage u. Ä. umstellen. Je nachdem, ob sie vielleicht nach US-GA AP / IAS oder einfach nur in Deutschland bilanzieren wollen.

Für die Herstellungskosten gibt es auch gesetzliche Mindestwerte, welche angesetzt werden müssen. Ein solcher Artikel ist daher mehr als die Summe seiner Bauteile / Zukaufteile wert. Es fließen zumindest noch: Fertigungseinzelkosten, Materialgemeinkosten und Fertigungsgemeinkosten ein. Wenn Ihre ERP-Software das kann, können natürlich auch die genauen Fertigungskosten verwendet werden, welche dann unter Zuhilfenahme der BDE ermittelt werden kann. Die Ermittlung regelt übrigens § 255 HGB.

Was passiert nach der Inventur im ERP-System?

Nach der Inventur werden Inventur-Korrekturbuchungen getätigt. Diese eigene Buchungsart hat den Vorteil, dass alles, was gemacht wird, später nachvollziehbar ist. Auch Auswertungen über die Abweichungen sind angebracht, um zu erkennen, wo Material entweder nicht richtig oder gar nicht gebucht wurde. Eine zeitnahe Korrektur Ihrer Prozesse sollte die Antwort darauf sein, um einer verlässlichen permanenten Inventur immer näherzukommen. Aber auch Faktoren wie Diebstahl sollten nicht vernachlässigt werden. Natürlich kann es auch hierdurch zu Fehlbeständen kommen. Sollen sie hier einen Verdacht haben, achten sie bitte darauf, dass die richten Mitarbeiter die Artikel zählen. Ansonsten würde ja ein Diebstahl nicht sofort bei der Inventur auffallen. 

Eine Bewertung der Inventurdifferenzen führt Ihnen anschaulich vor, wie gut Ihr Unternehmen in Kombination mit Ihrer ERP-Software funktioniert. Dabei ist nicht nur die Summe an sich zu betrachten. Viel interessanter ist eine Verringerung der Inventurdifferenzen zu vergangenen Jahren. Schließlich wollen wir uns ja kontinuierlich verbessern. 

Wie können Inventur-Zähllisten erstellt werden?

Die meisten Unternehmen besitzen wohl eine Artikelliste in einer Form. Einige vielleicht getrennt nach Einkauf- und Verkaufsteilen. Aber dies sollte der Ausgangspunkt sein, wenn sie nicht bereits über ein ERP-System verfügen, welches über ein Inventurmodul verfügt und Zähllisten zum Drucken oder für Erfassungsgeräte generiert. Wenn sie es von Hand machen, achten sie darauf, dass Artikel auch an verschiedenen Standorten vorkommen können und vermeiden sie trotzdem Doppelzählungen. Bedenken sie, dass vielleicht verschiedene Mitarbeiter zählen müssen und ordnen sie die Zähllisten danach, dass die Mitarbeiter nicht immer hin- und herlaufen müssen und gleichzeitig jeweils andere eigene Listen zum Zählen haben. Das alles ist nicht immer allein mit Excel zu schaffen. 3S und garantiert auch andere ERP-Hersteller haben daher solche Funktionen in den ERP-Systemen untergebracht. 

Tipps und Tricks zur Inventur

  • Wenn sie mit einem ERP System arbeiten, vergessen sie nicht vor dem Start oder der Eröffnung der Inventur eine Datensicherung zu machen. Sollte etwas schiefgehen, werden sie sehr dankbar dafür sein.
  • Vergessen sie nicht auch Ware zu zählen, die bei Lieferanten zur Fremdfertigung liegt.
  • Vergessen sie nicht vorhandene Konsignationslager bei Kunden.
  • Haben Mitarbeiter oder Vertriebler evtl. noch Ware in Ihren Fahrzeugen?
  • Auch Behälter, wie Gitterboxen oder Europaletten, welche Ihr Eigentum sind, müssen mitgezählt werden. 
  • Wenn sie ein ERP-System nutzen, sollte Ihr Ziel auch sein, eine permanente Inventur durchzuführen. Arbeiten sie sich also mit Stichproben immer näher an dieses Ziel. Wir helfen Ihnen gerne dabei.

 

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