ERP Umstellung

ERP Umstellung

Welche Gründe gibt es für ein neues ERP-System?

Viele Unternehmen, welche ein ERP-System verwenden, haben wohl schon einmal darüber nachgedacht, wie es wäre, auf eine andere ERP-Software umzusteigen.

Doch dann kommen die Erinnerungen an die Einführung und die vielen Probleme, die damit verbunden waren, wieder in Erinnerung. Bei Kunden einiger ERP-Anbieter fällt die Entscheidung für ein neues ERP-System dennoch. Dies kann zahlreiche Gründe haben. Bestimmt haben Sie auch schon einmal über den einen oder anderen nachgedacht. Hier die Gründe, die wir von unseren Kunden hören, wenn sie beschreiben, warum sie wechseln wollen:

  1. Funktionalitäten der bestehenden Software reichen nicht aus, wir können viele neue Prozesse mit unserer jetzigen Software einfach nicht abbilden
  2. Die Kosten von Änderungen an sich verändernde Prozesse in unserem Unternehmen sind zu hoch
  3. Die Reaktionszeit bei gewünschten Systemanpassungen ist zu hoch
  4. Wir suchen eine effizientere Software, die sich leichter bedienen lässt.
  5. Wartung, Software-Updates und der Unterhalt des ERP-Systems sind zu teuer
  6. Die Software ist nicht mehr zeitgemäß.
  7. Der Hersteller oder Partner verspricht uns seit Jahren eine neue, zeitgemäße Version, aber wir werden immer weiter vertröstet und hingehalten.
  8. Mitarbeiter (eigene oder des ERP-Herstellers) sind nicht mehr im Unternehmen und die notwendige Pflege der Software kann nicht mehr gewährleistet werden.
  9. Unser jetziger Anbieter möchte, dass wir auf ein anderes seiner Systeme umsteigen. Der Aufwand ist aber so groß, dass wir alternativ etwas Neues anschauen wollen.
  10. Unsere Art zu arbeiten und unsere Prozesse haben sich so stark verändert, dass das ERP-System, das wir jetzt haben, einfach nicht mehr zu uns passt.
  11. Wir möchten auf ein modernes ERP-System umstellen, mit dem wir in der Cloud arbeiten können.
  12. Wir haben viele einzelne Insellösungen. Beispiel: ein System fürs Lager, eins für den Vertrieb, eins für die BDE, eins für die Produktion, eines für die Zeiterfassung und Excel-Listen für den Einkauf. Wir möchten zukünftig gerne alles in einem System haben.

Welche Vorteile hat eine moderne ERP-Lösung?

Was bedeutet in diesem Fall modern?

„Was ist modern?“ – würde ich als Erstes fragen, wenn mir jemand diese Frage stellen würde. Darum beantworte ich zunächst auch diese Frage.

Wann wurde was in ERP-Systemen modern genannt?

JahrzehntGrundlegende ÄnderungenModern war
1980Dezentralisierung und Arbeit auf „mittlerer Datentechnik“, erste PCs, aber meist noch proprietäre Hardware und SoftwareDaten im Server, oft Cobol + Index-Dateien
1990Umstellung von Systemen, Vernetzung des Unternehmens mit Ethernet Netzwerken, Anschaffung eigener Server mit Novell Netware oder Unix Betriebssystemen (SCO Unix, Xenix etc.). Software auf den PCs lauffähig, zunächst oft unter DOS.ISAM (Index-sequentieller Zugriff), erste Datenbanken, oft dBase, oder kompiliertes dBase (Clipper), Neu/modern waren SQL-Datenbanken wie Oracle, Sybase etc.
2000Windows Betriebssysteme, auch Windows NT Server, haben langsam die damals noch viel stabileren Novell Netware Server abgelöst. Modern waren hier Systeme, die SQL Datenbanken verwendet haben. Auch die mehrschichtige Softwarearchitektur erhielt Einzug in moderne Systeme. Bildschirmmasken konnten durch die Anbieter kundenspezifisch angepasst werden, mit relativ großem Aufwand.Benutzeroberfläche unter Windows, nicht nur „DOS-Masken“ in Windows Fenstern.
2010„Software as a Service“ (SaaS) fängt an, sich immer mehr durchzusetzen. Erste Systeme finden in der Cloud Platz, wurden aber von vielen Kunden und Anwendern erst einmal noch sehr vorsichtig angenommen.Mehrschichtige Software, Datenbanken getrennt vom Service, erste Hersteller kommen mit Cloud Software und SaaS Modellen auf den Markt. 
2020Cloud setzt sich immer mehr durch. Kunden wollen Software nicht mehr installieren, bei uns wollen im Jahr 2022 das erste Mal eine Mehrheit der Neukunden das 3S System in der Cloud betreiben, obwohl sie sich für einen Betrieb auf einem eigenen Server entscheiden können. Datenhaltung mit Entitätenmodell, ausgereifte Web APIs für Schnittstellen zu anderen Programmen und Partnern. Software browserfähig und responsive, damit sie auf allen Geräten ohne Installation lauffähig ist.

Was spricht für ERP Cloud Software?

  1. Keine aufwendige Installation auf Servern oder Arbeitsplätzen.
  2. Ihre Mitarbeiter können viel schneller anfangen zu arbeiten
  3. Die Einführung des ERP-Systems und die Abwicklung ganzer ERP-Projekte geht schneller
  4. Es müssen keine weiteren Software- und Benutzerlizenzen Windows Server, SQL-Server angeschafft und überwacht werden 
  5. Der Datenschutz erfolgt zentral, hierzu gehören überwachte und kontrollierte Datensicherungen, Schutz vor Malware wie Computerviren, Trojaner usw.
  6. Homeoffice ist ohne Aufwand sofort möglich
  7. Firmenumzüge oder neue Filialen können sofort und ohne EDV Aufwand erledigt werden.
  8. Firmen können plötzlich und flexibel wachsen.

Wie stellt man ein ERP-System um?

Natürlich gibt es verschiedene Strategien, eine neue ERP-Software einzuführen. Daher gibt es keine pauschale, richtige Vorgehensweise bei einer neuen ERP-Implementierung. Ich werde daher hier Punkte nennen, die aus meiner Erfahrung aus vielen ERP-Projekten auf jeden Fall Aufmerksamkeit bei der Umstellung und Implementierung eines neuen ERP bekommen sollten. Natürlich berücksichtigen wir bei allen Abläufen, ob es sich um kleine Unternehmen, um Mittelstand oder sogar größere Firmengruppen handelt.

Wichtig ist hierbei auch, nach welchen grundsätzlichen Verfahren vorgegangen werden soll. Einige Projekte werden auf Grundlage eines Pflichten- und/oder Lastenheftes abgewickelt. Wir wickeln allerdings unsere Projekte ab, indem wir Ihnen unsere Standard-Software verkaufen und getrennt davon im Anschluss Adaptionen vornehmen. Wir verfahren so, weil wir in unserer langen Erfahrung mit Lastenheften zu dem Schluss gekommen sind, dass Kunden fast immer zahlreiche nicht geplante Änderungen im Laufe des Projektes wünschen. Dies ist ein Punkt, den man vor dem Kauf eines ERP-Systems unbedingt gemeinsam miteinander besprechen und auch klären sollte. 

Analyse der bestehenden Prozesse / Vorbereitung

Der ERP-Anbieter erfasst und dokumentiert gemeinsam mit Ihnen die jetzigen Geschäftsprozesse und besprechen gemeinsam, wie diese mit der neuen Software umgesetzt werden sollen. Bei Bedarf bilden wir gemeinsam dazu vorher Gruppen mit Key-Usern aus den Abteilungen, welche auch schon bei den Vorbereitungen mit ins Boot geholt werden sollten, um die Akzeptanz der neuen ERP-Lösungen zu erhöhen. Mit dieser Gruppe wird ein Dokument erstellt, in dem alle notwendigen Prozesse des Unternehmens beschrieben werden.

Veränderungswünsche

Meistens kommen zu diesem Zeitpunkt von den Mitarbeitern oder Key-Usern die ersten Anpassungswünsche an Geschäftsprozesse der ERP-Lösung. Wir nehmen diese Wünsche auf und erstellen Angebote dafür. Meistens sind diese Wünsche rasch erledigt, wenn es sich um ein modernes ERP-System handelt, das optimal anpassbar ist.

Datenübernahme

Auch hier sollte unbedingt im Voraus – am besten schon bei der ERP-Auswahl – geklärt werden, welche Kosten und welche Zeit die Datenübernahme verursacht. Wir haben gerade einen schlimmen Fall erlebt, indem wir durch ein Update des vorherigen ERP-Systems nicht mehr auf die Daten zugreifen konnten. Hierdurch ist es zu starken Verzögerungen gekommen und hat unter anderem dazu geführt, dass der Kunde nicht mehr weitermachen wollte. Eine sehr ärgerliche und teure Sache für alle Beteiligten. Die Anwälte freuen sich, aber ansonsten will das niemand. Daher empfehle ich, dass der Kunde alle zu übernehmenden Daten in Tabellenform (z. B. Excel oder CSV) zur Verfügung stellt. Das hat zwei entscheidende Vorteile:

  1. Wir als Hersteller können sehr genau den späteren Aufwand abschätzen, den die Übernahme verursacht
  2. Sie als Kunde können sehr einfach die unterschiedlichen Daten noch einmal sichten und bereinigen, Datensätze löschen, anpassen oder hinzufügen ganz nach Wunsch.

Anpassungen I

Erste Anpassungen, welche zu diesem Zeitpunkt schon erledigt werden können, werden vorgenommen. Dies ist nach der Datenübernahme sinnvoll, damit die Änderungen mit Ihren Daten getestet werden können und nach der Implementierung dann auch für die ersten Schulungen bereitstehen.

Schulungen I

Die Anwender – also Keyuser oder Mitarbeiter – werden nach der ersten Anpassungsphase und der erfolgreichen Datenübernahme mit den Grundfunktionen der Software vertraut gemacht. Hierbei führen wir eine Liste, auf der Funktionalitäten erfasst werden, welche aufgrund von Anregungen Ihrer Mitarbeiter noch aufgefallen sind. Selbst bei der besten ERP-Einführung und detailliertesten Planung kommen an dieser Stelle immer noch Änderungen hinzu, welche ein flexibler Partner mit einem flexiblen ERP aber zeitnah umsetzen kann. 

Anpassungen II

Hier wird die Anpassungsliste abgearbeitet. Das bedeutet, dass die nötigen Änderungen, welche bei der Schulung aufgefallen sind, erledigt werden. Wir arbeiten diese Aufgabenliste einfach Schritt für Schritt ab.

Schulungen II

Im Anschluss schult der Hersteller erneut und führt den Keyusern und Mitarbeitern die Adaptionen vor. 

Evtl. auch Anpassungen / Schulungen III, IV …

Sollte es weitere Änderungen oder Anpassungswünsche geben, werden wir auch für diese eine neue Liste erstellen. Meistens bleiben aber an dieser Stelle nur noch kleine Änderungen offen, die auch nachträglich erledigt werden können. Eines Tages wollen Sie als Kunde doch anfangen, produktiv zu arbeiten. Dennoch haben wir auch Fälle, bei denen Kunden uns nur kleckerweise die Anforderungen übermitteln und das schafft hier bei Anpassungen und Schulungen natürlich viele Iterationen.

Wie lange dauert eine ERP-Umstellung?

Wir haben Kunden, die nach wenigen Wochen schon mit der Software arbeiten. Die meisten benötigen 3–6 Monate und einige wenige auch noch länger. Das hängt stark davon ab, ob Sie als Kunde bereit sind, frühzeitig mit der Software zu arbeiten, auch wenn noch nicht alles perfekt ist. In diesem Fall geht die Implementierung deutlich schneller. Wenn Sie sich entscheiden, erst dann anzufangen, bis alle Wünsche von allen Mitarbeitern komplett implementiert sind, kann die Einführung einer neuen ERP-Software viele Monate dauern.

Was sind die Phasen einer ERP-Einführung?

Wie bei der Umstellung bereits beschrieben, teilen wir die Einführung oder Umstellung ein in unterschiedliche Phasen auf:

  1. Analyse und Beratung
  2. Datenübernahme
  3. Anpassungen
  4. Schulungen

Was kostet eine ERP-Umstellung?

Neben den Lizenzkosten für das ERP-System oder die SaaS Lösung können Sie mit Beratungskosten (Consulting), Schulungskosten und Kosten für die Projektleitung rechnen. Je nachdem, wie flexibel Ihre Prozesse bei der Einführung adaptiert werden können – also wie flexibel Ihr ERP-Partner und dessen Lösung ist – kommen hier Kosten zwischen 5.000 und 50.000 EUR auf Sie zu. Das hängt sehr von der Größe und Flexibilität Ihres Anbieters und natürlich von Ihren Anforderungen und Ihrem Kenntnisstand und dem Ihrer Mitarbeiter ab.

Bei entsprechender Projektgröße können für eine erfolgreiche ERP-Einführung daher auch sechs- oder sogar siebenstellige Summen für solche ERP-Projekte aufgerufen werden. Hier ist also Vorsicht geboten. Wir kennen einige Anbieter, die grundsätzlich zunächst sehr viel weniger Dienstleistung anbieten, nur um den Zuschlag zu bekommen. Wir haben bei uns aber Methoden implementiert, um das zu vermeiden.

Was ist ein ERP-Lastenheft?

Mit einem Lastenheft werden alle zukünftig notwendigen Wünsche des Kunden notiert. Der Kunde beschreibt in dem Lastenheft seine Wünsche so detailliert, dass der Erfolg jedes einzelnen Punktes messbar wird. 

Es hilft also niemandem, Sätze wie „Wir benötigen einen vollumfänglichen funktionstüchtigen Bestellvorgang von Artikeln“ in das Lastenheft aufzunehmen.  Der Erfolg würde immer gegeben sein. Denn Ihr Hersteller würde zu Recht immer behaupten können: Ja, das haben wir doch. Wenn Sie sich also als Kunde die Mühe machen, ein Lastenheft zu erstellen oder eines erstellen zu lassen, rechnen Sie mit nicht weniger als 1000 Seiten detaillierten Anforderungen, damit das Lastenheft auch Sinn ergibt. Sobald Sie das nicht machen, wird der ERP-Hersteller immer – spätestens im Pflichtenheft – seine Pflichten meist so definieren, wie es für ihn am günstigsten ist.

Ich habe in meiner über 30-jährigen ERP-Laufbahn weit über 1000 Lastenhefte gelesen, aber geholfen haben sie oftmals wenig. Es hätte in vielen Fällen gereicht, eine Stichwortliste zu machen, aber als Grundlage für die Messbarkeit der Fertigstellung eines Projektes helfen diese Laien-Lastenhefte uns als Hersteller nicht.

Gibt es Alternativen?

Wenn also mit so einem Lastenheft nicht eindeutig definiert werden kann, wann eine Aufgabe erfüllt ist und wann eine Software oder ein System „fertig“ ist, dann benötigen wir einen anderen Ansatz, um zu entscheiden, wann solch komplexe Aufgaben erledigt sind. Ansonsten führt das dazu, dass der Kunde immer behaupten wird, es ist ja noch „nichts fertig“ und der ERP-Partner wird sagen, wir haben alles erfüllt, machen aber auf Wunsch gerne noch mehr, wenn Sie es nur bezahlen.

Eines Tages wird das zum Streit führen und ist für alle Beteiligten absolut überflüssig. Daher empfehlen wir Ihnen: Entweder lassen Sie ein richtiges Lastenheft von einem Profi erstellen und bezahlen das auch entsprechend oder Sie sehen sich ein potenzielles System ganz genau an und versichern sich, dass es schon über eine sehr hohe Abdeckung aller Ihrer Wünsche verfügt. In diesem Fall können Sie viel Geld sparen, denn Sie kaufen dann die Software als Standardsoftware in einem Vertrag und machen für die Systemanpassungen einen weiteren Vertrag, der nach Aufwand oder mit festen monatlichen Summen abgerechnet wird.

Die optimale Vorgehensweise hängt einfach auch von der Projektgröße und Ihrem Verhältnis zu dem ERP-Anbieter ab. Der kleinere Mittelstand (ca. 10–100 ERP-Arbeitsplätze) ist meiner Meinung nach besser beraten, wenn er eine Standardsoftware kauft und diese nach Aufwand anpassen lässt. Natürlich sollten beide Parteien trotzdem dabei eine Methode implementieren, um den Fortschritt der Adaptionen zu steuern.

Was ist ein ERP-Pflichtenheft?

Ein Pflichtenheft beschreibt die Anforderungen aus Sicht des ERP-Herstellers. Es ist die Antwort auf das Lastenheft vom Kunden. Alles, was für das Lastenheft gesagt wurde, gilt auch hier. 

Wie entsteht ein Pflichtenheft für die Umstellung?

Das Pflichtenheft entsteht in den meisten Fällen aus den Anforderungen des Kunden. In vielen Fällen erstellt der Kunde zunächst ein Lastenheft und hieraus kann der Auftragnehmer dann seinem Kunden die Lösung so präsentieren, wie er sie verstanden hat. 

Ist ein Pflichten- oder ein Lastenheft für die Umstellung eine Hilfe oder ein Hindernis?

Das hängt natürlich von der Komplexität des Projektes ab. Allein die Erstellung eines aussagekräftigen Lastenheftes beschäftigt das Projektteam so stark, dass genau überlegt werden muss, ob es sich lohnt, oder ob man diese Ressourcen nicht lieber in die Begleitung der Entwicklung der Software steckt. Es besteht jedoch die Gefahr, dass ein solches Projekt, welches nicht eindeutig definiert ist, länger dauern kann. In der Theorie wird also jeder Projekt-Liebhaber von einem perfekten Lastenheft träumen. Hiermit ist eine Vorgabe geschaffen, die sowohl die zeitliche als auch die finanzielle Planung ermöglicht. Soweit die Theorie. Hier fünf Punkte, die in der Praxis Hindernisse darstellen können:

  1. Die Anforderungen ändern sich während der Arbeit. 
  2. Erst wenn die ersten Punkte fertig sind, stellt der Auftraggeber fest, dass er es anders haben will. 
  3. Der Auftraggeber hat für ihn „selbstverständliche“ Sachverhalte angenommen, die aber nicht umgesetzt wurden. Da sie nicht im Lastenheft stehen, sind sie auch nicht Bestandteil. Hieran scheitern viele Projekte.
  4. Jede Änderung hat einen formalen Change-Request des Projekts zur Folge. Das bedeutet, es müssen alle Phasen und bereits geleistete Arbeiten abgerechnet werden, und alles beginnt von vorn. Die geplanten Termine sind Geschichte, ein neuer Zeitplan und auch neue Kosten müssen berechnet werden. Jedes Mal aufs Neue.
  5. Der Auftragnehmer wird nachträgliche Änderungen ablehnen, denn Zeit- und Kostenplan kommen damit durcheinander. Alles läuft dadurch sehr unflexibel und bürokratisch ab. 

Wann ist ein ERP-System erfolgreich umgestellt?

Die verantwortlichen Geschäftspartner sollten von Anfang an zumindest die wichtigsten Herausforderungen in Form einer Checkliste nach Stichpunkten aufführen. Diese Liste kann dann im Laufe der Umstellung ergänzt werden, wenn es kein detailliertes Lasten- oder Pflichtenheft gibt. Sind alle Punkte erfolgreich abgearbeitet, war die Umstellung erfolgreich und das neue ERP ist eingeführt.

Welche Risiken können beim ERP Wechsel entstehen?

Eines der größten Risiken liegt darin, dass Mitarbeiter, Keyuser und Geschäftsführer erwarten, dass alle in der alten Software vorhandenen Funktionalitäten sowieso auch in der neuen Software vorhanden sein müssen. Meist ist das auch der Fall, aber häufig werden Prozesse einfach nur anders abgebildet. Die Benutzer müssen also Arbeitsschritte ganz anders durchführen. Hier ist die Schulung ein wesentlicher Punkt, der besonders bei solchen Veränderungen dringend erforderlich ist. Alle verantwortlichen Mitarbeiter müssen wissen, was sich bei der neuen Vorgehensweise ändert, warum es diese Änderungen gibt und wie Sie jetzt davon profitieren. 

Wann soll sich ein ERP-System anpassen und wann das Unternehmen?

Das hängt natürlich von der Möglichkeit ab, wie schnell, einfach und transparent die neue Software anpassbar ist. Gerade mittelständische Unternehmen profitieren von der Flexibilität, die den Deutschen Mittelstand weltweit bekannt gemacht hat. Daher vertrete ich die Meinung, dass eine Software angeschafft werden sollte, die sich an das Unternehmen anpassen kann. Das bedeutet natürlich nicht, dass sie es auch sofort muss, aber die Möglichkeit sollte existieren. In diesem Fall wird es sicherlich früher oder später durch Kunden oder gesetzliche Bürokratie zu veränderten Prozessen kommen, die dann schnell zu integrieren sind. Diese Integration, sich ständig verändernder Abläufe, wird in Zukunft eines der Merkmale sein, welches einem Mittelständler den entscheidenden Vorteil gegenüber einem großen Konzern geben wird.

Dennoch erlebe ich auch immer wieder die Tendenz von Menschen, Sachen möglichst nicht zu verändern. Hierdurch werden oftmals Anpassungen angestoßen, die gar nicht erforderlich wären und einfach nur der Beruhigung der beteiligten Mitarbeiter dienen. Das ist einer der Faktoren, die die Einführung eines neuen ERP-Systems oftmals länger und teurer macht. Hiervon rate ich also ab. Lassen Sie sich beraten und schulen, anstelle eine Software so zu verbiegen, nur damit alles so ist wie früher.

Was sind die Aufgaben eines ERP-Beraters?

ERP-Berater sind sehr wertvolle Ressourcen und daher ist es wichtig, sie innerhalb des ganzen Projektteams entsprechend einzusetzen. Diese Aufgabe übernimmt am besten Ihr ERP-Partner. Die Berater – auch Consultants genannt – erledigen dann Adaptionen, Parametrisierungen und Schulungen für Sie und sind manchmal zugleich auch Ihre Schnittstelle zu den Programmierern, die Sie im Normalfall gar nicht zu Gesicht bekommen. Sehr moderne Software kann oftmals ohne oder mit sehr wenig komplexen internen Programmierungen auskommen. 

Wie viel Aufwand haben meine Mitarbeiter?

Eine berechtigte Frage. In der Übergangszeit haben Mitarbeiter neben Ihrer normalen Tätigkeit zusätzliche Aufgaben. Sie müssen überprüfen, ob die in der Checkliste genannten Punkte jetzt funktionieren, müssen geschult werden, müssen den Beratern helfen, Ihre Prozesse zu verstehen und immer wieder testen, ob alles so funktioniert wie geplant. Hinzu kommt noch die komplette Überarbeitung der zu übernehmenden Daten. Also mindestens so etwas wie Kunden, Lieferanten, Artikel, Stücklisten etc. Es kommt also eine harte Zeit auf Sie zu. Am Anfang wird alles immer schlimmer, bevor es besser werden kann. Planen Sie entsprechend, damit es möglichst wenig Überraschungen gibt. Berücksichtigen Sie zudem, dass auch externe Mitarbeiter, Fremdfertiger oder andere Dienstleister teilweise integriert werden müssen.

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