elektronische Kontoauszüge

Ein elektronischer Kontoauszug ist der Kontoauszug einer Bank, der nicht auf Papier, sondern in Dateiform von Ihrer Bank zur Verfügung gestellt wird.

Welchen Vorteil hat ein elektronischer Kontoauszug?

Der Vorteil solcher elektronischen Kontoauszüge besteht darin, dass Sie diese z. B. aus Ihrem Onlinebanking einfach in Ihr ERP-System oder in die Warenwirtschaft importieren können: Sie müssen den elektronischen Auszug nicht mehr manuell Position für Position in Ihre Buchhaltung oder in das ERP-System eingeben.

Welche Formate, welche Banken?

Ursprünglich stammte eines der ersten verwendeten Formate für elektronische Kontoauszüge von der „Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication“ (SWIFT).

MT940 (SWIFT)

Das zur Übertragung der Kontoauszugsdateien genutzte Format hat den SWIFT-Message Type 940, daher stammt auch der Name MT940 (MT = Message Typ, deutsch: Nachrichtentyp). Dieses MT940-Format ist bis heute weit verbreitet. Kontoauszüge nach diesem Swift Format werden auch in 2022 noch von vielen Banken im Geschäftsverkehr angeboten.

CAMT (SEPA)

SEPA hat ein weiteres, neueres elektronisches Format für das Online-Banking definiert, welches auch wieder mit sogenannten Nachrichten (hier in Form von eines CSV Dokuments, welche zur Kontrolle mit Tabellenkalkulationsprogrammen geöffnet werden können) operiert.

Dieses SEPA-Format ist – wie auch bei dem SWIFT Standard – Bestandteil einer ganzen Reihe Formate zur Übertragung von Umsätzen in Form von elektronischen Dokumenten. Der Name des SEPA-Formates ist CAMT (Abk. für Cash Management).

Das Format, welches uns als ERP-Hersteller am stärksten interessiert, ist das SEPA CAMT.053. Entgegen dem CAMT.052, welches nur untertägige Kontoauszugsinformationen liefert, bekommen wir mit CAMT.053 die Daten von gebuchten elektronischen Kontoauszügen.

Kontoauszüge übertragen

Das Übertragen der Dokumente kann zum Beispiel Ihre HBCI-Banking-Software übernehmen oder der Auszug kann per Onlinebanking übertragen werden. Sprechen Sie mit Ihren Banken ab, welches Format übertragen werden kann und ob Sie es besser per Online-Banking oder verschlüsselter E-Mail oder als Download z. B. per SFTP empfangen können. Hier gibt es von Bank zu Bank völlig unterschiedliche Vorgehensweisen. 


Beide Codes, MT940 und SEPA, liefern nach dem Import die für uns wichtigen Informationen aus dem B2B-Zahlungsverkehr:

  • IBAN / Kontonummer
  • BIC / Bankleitzahl
  • Verwendungszweck
  • Zahlungsreferenz
  • Absender und Empfänger
  • Umsätze
  • Datum
  • Soll / Haben
  • Umsatz
  • Währung

Wie wird ein elektronischer Kontoauszug importiert und zugeordnet?

  1. Wir lesen von jedem Bankkonto die Bankdaten des Zahlungsverkehrs ein.
  2. Nach dem Einlesen gleichen wir jede Soll- und Habenbuchung des Kontoauszugs mit den Offenen Posten der Finanzbuchhaltung ab. Das bedeutet: zu jedem Zahlungseingang versuchen wir die richtige Ausgangsrechnung zu finden und zu einem Zahlungsausgang die richtige Eingangsrechnung. Hierzu verwenden wir alle Daten, die uns im ERP-System zur Verfügung stehen. Wenn wir durch die Zahlungsreferenzen und Mandatsreferenzen oder die Kundennummer / Rechnungsnummer im Verwendungszweck eine eindeutige Zuordnung treffen können, folgen diese Schritte:
  3. Jetzt wird automatisch auf den Offenen Posten der entsprechenden Rechnung in der Finanzbuchhaltung oder der OP-Verwaltung gebucht.
  4. Wir gleichen bei Bedarf noch Zahlungsinformationen oder auch Bonitätsdaten im ERP und CRM ab.
  5. Am Ende erstellt 3S eine Liste mit Kontoumsätzen, welche wir nicht automatisch zuordnen konnten. Diese Ausnahmen müssen Sie dann manuell abarbeiten.

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Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier:

In unserem 3S-WIKI: https://manual.3s-erp.de/wiki/FI-OP