Projektzeiterfassung

Was ist Projektzeiterfassung?

Anders als bei der BDE (Betriebsdatenerfassung), bei der Sie Zeiten und Daten erfassen, welche direkt bei der Produktion entstehen, haben Sie bei der Projektzeiterfassung eher die Arbeitszeiten und Projektzeiten im Auge. Arbeitszeiten, welche nicht direkt mit einem Arbeitsgang während der Produktion in Verbindung stehen.
Einfach gesagt, handelt es sich bei der Projektzeiterfassung also um eine Arbeitszeiterfassung, welche aber nicht nur die Anwesenheit bucht, sondern zusätzlich auch die Erfassung der Mitarbeiter auf ein spezifisches Projekt ermöglicht, damit später automatisch Auswertungen über die gebuchten Projektzeiten möglich sind.

Welche Zeiten Buchungen bei Projektzeiterfassung?

Denken Sie nur an die Zeiterfassung, bezogen auf:

  • die Konstruktion,
  • Telefonate, welche mit Projekten in Verbindung stehen,
  • Zeiten, die im Einkauf für dieses Projekt entstehen,
  • projektbezogene Meetings,
  • Schulungen, Dienstleistungen, Fahrtzeiten etc.

Diese Aufstellung ist sicherlich nicht vollzählig.

Da die erfassten Arbeitszeiten direkt auf Kunden oder Projekte gebucht werden, dient die 3S Projektzeiterfassung auch zur Projektüberwachung und zur Projektabrechnung.

Zeiten können dabei nicht nur auf ein Projekt gebucht werden, sondern auch auf

  • Kostenstellen
  • Kostenträger
  • Kunden
  • Lieferanten
  • Kunden-Aufträge (Buchung über die Nummer eines Auftrags)
  • Forschung und Entwicklung 

Durch die projektbezogene Zeiterfassung erkennt Ihr Projektcontrolling oder das Projektmanagement nicht nur sehr exakt, wie in welcher Höhe Kosten entstehen, sondern lernen auch durch die entsprechenden Auswertungen und Berichte, übersichtlich und effizient, wer welche Kosten mit genau welchen Tätigkeiten verursacht.

Das 3S Modul Projektzeiterfassung ist also eine der Grundvoraussetzungen für ein exaktes Projektcontrolling, bei dem jede Projektminute in der Projektverwaltung und Projektsteuerung berücksichtigt wird.

Wie Sie in der Projektzeiterfassung buchen können

Früher haben Unternehmen oft mit Stundenzetteln gearbeitet, die dann im Nachhinein erfasst wurden. Es gibt auch noch Systeme zur Arbeitszeiterfassung, welche je nach Projekt codierte Stempeluhren zum Erfassen verwenden. Das alles müssen Sie mit der 3S Projektzeiterfassung nicht mehr über sich ergehen lassen.

Sie können unser Modul entweder als eine webbasierte Erfassung mit SaaS (Software as a Service) aus der Cloud verwenden oder aber auf einem bestehenden Server in Ihrem Haus laufen lassen.

Als Terminals verwenden Sie dann einfach eine Webseite (webbasierte SaaS Lösung), oder alternativ eine Software, welche einfach zur Buchung auf einem vorhandenen PC installiert wird. 

Projektzeiterfassung App

Mit unserem neuen 3S Azul Mobile Framework (AMF) können Sie auch eine Projektzeiterfassungs-App ab 2023 auch einfach auf ein Handy, Tablet oder ähnliches Gerät installieren. Alle 3S AMF Apps sind lauffähig unter Windows, Android und IOS Betriebssystemen. Dadruch geht Ihnen auch unterwegs kein Zeiteintrag auf die entsprechenden Projektstunden verloren.

Korrektur von Buchungen der Zeiterfassung

Ihre Mitarbeiter können die Auftragszeiterfassung dabei entweder just-in-time erledigen oder aber die Tätigkeiten und Projektzeit zu einem späteren Zeitpunkt (wenn gestattet) nachtragen oder korrigieren. Das Ganze verwalten Sie mit einem ausgefeilten, rollenbasierten und flexiblen Berechtigungssystem, welches die Berechtigung erteilen kann, bis runter auf jeden einzelnen Zeitstempel.

Projektzeiterfassung warum?

Während die „normale“ Zeiterfassung nur Arbeitszeiten erfassen kann, ordnen Ihre Mitarbeiter mit der Projektzeiterfassung diese Zeiten automatisch schon einem Projekt zu. Unsere benutzerfreundliche Projektmanagement-Software kann dann die erfassten Projektzeiten aus dem Zeiterfassungssystem in die Projekte überführen.

Projektmanagement mit ERP-Unterstützung

Das „R“ in „ERP“ steht ja für Ressourcen, und eine Ressourcenplanung muss selbstverständlich auch die Mitarbeiter und Teams als Ressource planen. Bei dieser Planung fließen ein:

  • die Kenntnisse der Mitarbeiter (Mitarbeiterskills aus der 3S HR-Datenbank),
  • die Urlaubsverwaltung, Abwesenheitsverwaltung,
  • Betriebskalender,
  • Schichtpläne, wenn nötig,
  • oder Stundensätze von Projektleitern, Konstrukteuren, technischen Zeichnern, Projektkoordinatoren, Monteuren oder auch Auszubildende.

Eine Planung dieser personellen Ressourcen ist daher eine Grundvoraussetzung, angefangen in der Projektplanung über die Projektumsetzung bis hin zu Nachkalkulation des kompletten Projektes oder Projektabschnittes anhand der erfassten Arbeitsstunden.

Schnittstellen der Zeiterfassung

Neben diversen detaillierten und übersichtlichen Auswertungen haben Sie oder Ihre Mitarbeiter – Berechtigung vorausgesetzt – jederzeit Zugriff mit Excel auf alle Daten, damit Sie aus der Zeiterfassung genaue Auswertungen auf die angefallenen Projektzeiten ganz nach Ihrem Geschmack selber erstellen können. Die Erfassung selber liest auch bei Bedarf Start- und Stoppzeiten aus Fremdbuchungen oder aus einer Handy-App (Windows, Android, IOS) oder sogar aus „Wearables“ wie Uhren.

Auch unterwegs, auf der Baustelle, Montage oder im Service können wir Projektzeiten mit mobilen Terminals lesen, welche dann mit einer GPS- und Internetverbindung ausgestattet werden können.

Durch die Zusammenführung aller Daten in unserem ERP-System können wir aus diesen Daten z. B. auch Reisekostenabrechnungen oder andere Berichte und Auswertungen, deren Daten mit den Mitarbeitern, Projekten, den erfassten Zeiten in den Projekten verknüpft sind, erstellen und verwalten.

Leistungsnachweise aus den Projektzeiten

Wir haben auch Kunden, die direkt Abrechnungen über die Projektzeiterfassung erstellen. Abwesenheiten wie Urlaub oder Pausen, aber auf der anderen Seite auch Überstunden fließen direkt flexibel in die Abrechnung ein. Hieraus können dann automatisch Rechnungen mit einem integrierten Rechnungslauf erstellt werden. Die einzelnen geleisteten Zeiten, die aus den Buchungen der Mitarbeiter entstehen, werden dabei vorher zu Stundenzetteln z. B. pro Tag zusammengefasst. Diese Stundenzettel mit den geleisteten Stunden der Zeiterfassungssoftware werden dann automatisch in die Rechnungsstellung überführt. 

© 2022 3S GmbH, Attendorn

 

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier:

In unserem 3S-WIKI: https://manual.3s-erp.de/wiki/Projekte