Dokumentenmanagement (DMS)

Was ist Dokumentenmanagement (DMS)?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS = engl.: Document Management System), auch ECM (Enterprise Content Management) genannt, digitalisiert und speichert elektronisch Ihre Daten. Es sorgt dafür, dass Sie Zeit sparen beim Auffinden von Dokumenten. Auch die Workflows in Ihrem Haus werden mit einem DMS / ECM reibungsloser ablaufen.

Viele Geschäftsprozesse sind von einem solchen DMS- oder ECM-System abhängig, daher empfiehlt es sich ein System zu suchen, welches sich möglichst einfach an Ihr ERP anbinden lässt. Wir von 3S haben diesen Schritt natürlich schon für Sie erledigt. Unsere Lösungen sind bereits durch alle notwendigen Prozesse miteinander verbunden. Daher profitieren Sie doppelt von einer integrierten Einführung unserer DMS-Software.

Die 10 wichtigsten Vorteile eines Dokumentenmanagement für Ihr Business

  • Entwicklung und Pflege des DMS durch 3S, daher keine teuren und komplizierten Schnittstellen 
  • Datenschutz inklusive: Durch zentrales Speichern der Daten z. B. in Hochsicherheitsrechenzentren haben Sie auch bei Einbruch oder Feuer keinen Stress.
  • Ubiquität: Die Daten des DMS sind für Sie jederzeit im Zugriff, also auch unterwegs.
  • Verwaltung von Berechtigungen: Sie können die Daten gezielt für bestimmte Personengruppen freigeben oder sperren, denn es gibt sozusagen nicht nur Zugriff über einen Schlüssel für einen Schrank. Ein digitales Dokumentenmanagement verfügt über so viele Schlüssel (und Schränke) wie Sie es für sinnvoll halten.
  • Dokumente können im Mehrfachzugriff sein. Dank der Speicherung ist es mehrfach verfügbar und es muss keiner auf das Schriftstück warten oder es suchen gehen. 
  • Sie können jedes Dokument sofort nach dem Bearbeiten erfassen und indizieren, damit es auch unter anderen Suchbegriffen gefunden werden kann.
  • Durch einen elektronischen Volltextindex im DMS können Sie nach beliebigen Textschnipseln in den gespeicherten Unterlagen suchen, was sich auf die Geschwindigkeit der Suche positiv auswirkt.
  • Durch Versionierung können Sie auch Vorgängerdokumente in den Dokumenten der digitalen Systeme finden.
  • Durch unser Workflowmanagement kann eine Akte durch verschiedene Abteilungen und Prozesse gehen.
  • Dank einer revisionssicheren Archivierung kann das digitale Schriftstück nicht mehr verändert werden. 

Wie kommen Dokumente in ein DMS (Dokumentenmanagementsysteme)?

Erstellung der Dokumente durch unser ERP oder CRM

Bei der Erstellung eines Dokumentes durch unser ERP-System, kann dieses gemeinsam mit den Verschlagwortungstermen effizient und automatisiert übergeben werden. Hierbei spielt es keine Rolle, ob das Dokument (z. B. Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, …) tatsächlich auf einem Drucker gedruckt wurde oder nicht. Schließlich werden mittlerweile zum Glück die meisten Dokumente per E-Mail versendet. Denn das Vermeiden von Papierdokumenten spart Porto, Papier und schont die Umwelt. 

Erstellung der Dokumente durch ein anderes System oder Software

Hier können wir entweder einen PDF-Drucker verwenden oder das Dokument in ein Verzeichnis schieben, welches unser DMS-System automatisch durchsucht. In beiden Fällen kann dem Dokument auch ein Index zugeordnet werden, damit die Anwender das nicht manuell erledigen müssen.

Einscannen von einzelnen Papierdokumenten oder ganzen Akten

Nach dem Einscannen der Dokumente liegen diese zur Verschlagwortung im Verschlagwortungscockpit und können verschlagwortet werden. Die Dokumente werden dabei je nach Dokumenttyp, der vorher einmalig definiert werden kann, unterschieden. 

Eingang per E-Mail

Alle und ein- und ausgehenden E-Mails können je nach Einstellung grundsätzlich oder nach Bedarf an ein E-Mail Archivierungspostfach gesendet werden. Und landet im integriertem Cockpit. Hiermit kann das DMS auch von verschiedensten Systemen an jedem Ort flexibel und effizient gefüttert werden.

Was passiert im DMS, wenn es verschiedene Versionen von Belegen gibt?

Oft kommt es in strukturierten Dokumenten wie z. B. einem Angebot vor, dass sich später, also nach der Erstellung nur eine Kleinigkeit oder ein einzelner Begriff verändert. Gerade bei dem Beispiel Angebot kann es aber wichtig sein, beide Varianten zu speichern. Wir dürfen ein archiviertes Dokument aber nicht mehr verändern (siehe gesetzliche Vorschriften weiter unten). Also müssen wir sowieso zwangsläufig in der Archivierung eine neue Version anlegen, auch wenn es nur sehr minimale inhaltliche Unterschiede gibt. In der Ablage liegen jetzt also zwei Dateien mit den dazugehörigen Inhaltlichen Abweichungen.

Gibt es wirklich ein papierloses Büro?

Das papierlose Büro wurde uns schon vor 20 Jahren versprochen. So ganz papierlos wird es vermutlich auch mit 3S nicht. Selbst heute, im Jahr 2022, glauben wir noch nicht daran. Dennoch können wir einen großen Teil dazu beitragen, dass in Ihrem Unternehmen die vielen Vorteile einer Archivierung und einer Verwaltung von digitalen Dokumenten dazu führen, dass nicht nur Ihr Workflow einfacher und übersichtlicher wird, sondern auch Ihre Angestellten sich viel Zeit beim Suchen und sogar bei der Ablage von Dokumenten ersparen. Viele DMS-Systeme können zusätzlich automatisierte Workflows ablaufen lassen und damit den Anwendern Aufgaben geben. Sie sind so intelligent, dazu passend auch noch die notwendigen Unterlagen wie Rechnungen, Verträge zusammen mit den dazugehörigen Metadaten zur Verfügung zu stellen.

DMS und Homeoffice

Seit Corona ist Homeoffice eine noch gebräuchlichere Alternative gerade bei der Verwaltung eines Unternehmens. Mitarbeiter profitieren dann natürlich ganz besonders von der Archivierung aller Dokumente in ein zentrales DMS. Sowohl die Indizierung und Workflows lassen sich nach der Archivierung genauso von jedem anderen Ort der Erde bearbeiten. Es muss kein Papier mehr von einem Ort zum anderen transportiert werden und auch die Dokumentenverwaltung sowie die Verschlagwortung können aus dem Homeoffice vorgenommen werden.

Warum gerade das Dokumentenmanagementsystem von 3S?

Das Dokumentenmanagement von 3S ergibt gerade in Kombination mit unserem ERP-System für mittelständische Unternehmen besonders viel Sinn. Denn es sind die vielen Möglichkeiten der Kombination beider Programmteile, die sich gegenseitig durch alle Geschäftsprozesse unterstützen können. Durch die tiefe Integration des Dokumentenmanagements in unsere anderen Prozesse haben Sie mehr Performance und andere Vorteile als bei "angeflanschten" Dokumentenmanagement-Systemen eines Fremdherstellers mit einer Schnittstelle.  

Unsere Dokumentenmanagement Software ist auch bereits mit den 3S Branchenlösungen verbunden. Unsere Lösung erfüllt damit die Anforderungen für verschiedenste Branchen.

Diese Funktionalitäten benötigen Sie

Mit dem 3S Dokumentenmanagementsystem werden nicht nur die Dokumente automatisch archiviert und indiziert, die aus unserer Software stammen - viele andere Dokumente können ebenfalls archiviert werden:

  • Eingescannte Dokumente
  • Dokumente wie Word- oder Excel-Dateien
  • Bilder aller Art
  • CAD-Zeichnungen
  • Programme für Maschinen 

Alle archivierten Dokumente im Unternehmen können nach der Archivierung verschiedenen einzelnen Vorgängen oder Stammdaten zugeordnet werden. Also z. B. einem Kunden, einem Interessenten oder einem Auftrag, einer Artikel-Charge oder auch einem Messprotokoll.  

Ein elektronisches Dokument kann auch einen sog. Workflow anstoßen. Workflows sind definierte Abläufe und Aufgaben, die ein Dokument in Ihrem Haus durchläuft. Das 3S-DMS lässt sich oftmals einfacher als andere ECM-Systeme auch mit anderen 3S-Softwarekomponenten direkt verbinden, weil es keiner Schnittstellen bedarf, sondern die Verbindung ERP ⇔ CMS bereits im 3S Funktionsumfang der Systemumgebung enthalten sind.

Wann und wie müssen E-Mails archiviert werden?

Auch eine ein- oder ausgehende E-Mail kann als Dokument des Dokumentenmanagementsystems gespeichert werden. Mit der Exchange-Schnittstelle können alle ein- und ausgehenden E-Mails nicht nur automatisch archiviert werden, die Software erkennt auch selbstständig Ihre Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und deren Ansprechpartner und ordnet daher die Mail auch selbstständig den entsprechenden Partnern zu.

Damit erkennen Sie, was ein Mitarbeiter dem von ihm betreuten Kunden geschrieben hat, selbst wenn Sie nicht der Empfänger der E-Mail waren. Das gilt für alle bekannten Personen und Firmen innerhalb der Software. Auch die E-Mails können in unserer Datenbank abgelegt und verwaltet werden.

Gesetzliche Vorschriften / Compliances

Seit 1. Januar 2017 gilt für alle das neue GoBD und ab Mai 2018 die neue DSGVO. Es dreht sich hierbei um digitale Daten teilweise auch personenbezogen und wie man diese rechtssicher speichert und archiviert. Digital bedeutet in diesem Fall Dateien oder Quellen wie:

  • Ein PDF
  • Ein eingescanntes Dokument z. B. als PDF/A oder TIFF
  • Eine E-Mail
  • Ein Fax in Dateiform

Solche Dokumente müssen - sobald sie steuerlich relevant werden - genauso revisionssicher im Dokumentenmanagement-System gespeichert und aufbewahrt werden wie ein Geschäftsbrief.

Eine E-Mail z. B. ist nichts anderes als ein solcher Geschäftsbrief. Wird diese Korrespondenz zu einem späteren Zeitpunkt steuerlich relevant, weil Sie mit einem Kunden über ein Produkt sprechen, das er später kauft, müssen Sie diese Mail archivieren. Tun Sie das nicht, droht Ihnen bei einer behördlichen Prüfung eine Strafe oder auch die Rückerstattung der erhaltenen MwSt. einer (oder vieler) Eingangsrechnung(en).

Diese Schritte sollten Sie unternehmen

  • Damit keine Daten verloren gehen und bei einer Kontrolle auch alles nachvollziehbar ist, müssen Sie zusätzlich Ihre Vorgehensweise dokumentieren und diese Dokumentation verfügbar machen.
  • Schreiben Sie auf, welche Schritte Sie bearbeiten, in welcher Reihenfolge und unter welchen Bedingungen.
  • Definieren Sie, wie Sie mit der Dokumentenmanagement Software arbeiten, welche Dokumente auf welche Weise indiziert und gespeichert werden.
  • Legen Sie fest, welcher Mitarbeiter für welche Aufgabe verantwortlich ist. 

Wie starten Sie am besten?

Schnelle Hilfe bekommen Sie zwar von unserem Support, aber wenn es darum geht, Ihre Prozesse zu analysieren, zu dokumentieren und zu verbessern, sollten Sie sich von uns oder auch einem externen Berater zum Erfolg verhelfen lassen. Sie werden schnell erkennen, dass die Kosten in einem gesunden Verhältnis zum Nutzen stehen.
Rufen Sie uns doch einfach mal an. Oder fordern Sie einfach einen Rückruf an und wir beantworten gerne Ihre weiteren Fragen. Gerne zeigen wir Ihnen auch mal, wie das ganze aussieht.

 

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier:

In unserem 3S-WIKI: https://manual.3s-erp.de/wiki/Grundlagen_Archivierung#Einleitung