RPA

RPA ist eine Automatisierungsmethode, mit der wiederkehrende Prozesse der EDV so automatisiert werden, dass kein menschliches Handeln mehr erforderlich ist. Sowohl strukturierte Daten z. B. aus ERP-, CRM-, DMS-Systemen, als auch unstrukturierte Daten z. B. E-Mails, Briefe, Chats, werden von Software, ggf. mit künstlicher Intelligenz (KI) so verarbeitet, wie es bisher nur von Menschen an PCs gemacht wurde. 

Ein wenig erinnert das an die Automatisierung der Automobilindustrie bei Ford am Fließband vor 100 Jahren. Im Laufe der Zeit wurde die Ausführung von Arbeiten an diesem Fließband dann zusätzlich durch Roboter ersetzt. Nehmen wir dieses Bild der Automatisierung mit und versuchen es auf RPA zu übertragen, würde z. B. eine ERP-Software das Fließband sein.

Einzelne digitale Prozesse werden durch die ERP-Software so gesteuert, dass sie nacheinander oder gleichzeitig schneller ablaufen können. Trotz dieser modernen Technologie schreibt ein Mitarbeiter ein Angebot, einen Auftrag oder eine Rechnung. Durch die Strukturierung der Prozesse mit festen Attributen in der Datenbank werden alle Vorteile wie die Verbindungen zwischen Vorgängen und Prozesse bereits definiert.

Das Fließband läuft also schon, aber es arbeiten noch Menschen am Band und die Effizienz kann weiter gesteigert werden. 

Jetzt kommt RPA ins Spiel. Schritt für Schritt werden auch diese Arbeiten durch „Roboter“ ersetzt. Roboter bedeutet hier nichts anderes als Software. Wir benötigen keine Maschine, die anstelle des Menschen einen PC bedient, sondern eine Software übernimmt das direkt. Trotzdem nennen wir es innerhalb der RPA „Roboter“ oder einfach nur „Bot“. 

Die Auswirkungen sind noch nicht ganz abzusehen, aber ich bin überzeugt, dass wir durch RPA in der Zukunft den klassischen „Sachbearbeiter“ im Büro, der Angebote erstellt, Produktionsaufträge terminiert oder Lieferanten anmahnt, nicht mehr geben wird. Vermutlich wird es immer noch Fälle geben, wo Menschen benötigt werden, aber ich glaube, dass Menschen in Büros innerhalb der nächsten 20 Jahre zu 90 % durch einen Bot und ähnliche Technologien, die dieses Automatisieren übernehmen, überflüssig werden.

Eine Automatisierung mit RPA setzt also auf der einen Seite Ressourcen frei, ersetzt aber auch Mitarbeiter, die bisher wiederkehrende Tätigkeiten erledigt haben.

Das gibt es schon länger. Vielleicht nicht unter dem Namen RPA, aber es gibt Software, welche menschliche Tastatureingaben und Mausklicks speichern kann, um diese wieder abzuspielen. Früher wurde das „Makro“ genannt. Auch hier möchte ich das gerne mit einem einfachen Beispiel aus dem ERP-Umfeld erklären:

Wir erstellen ein einfaches Angebot manuell. Einem Kunden soll ein bestimmter Artikel angeboten werden. Sowohl der Kunde, als auch der Artikel sind bereits im ERP-System angelegt. Ich muss also nur zwei einzelne Felder ausfüllen, Kundennummer und Artikelnummer. Dennoch kann es sein, dass ein Mitarbeiter sehr viel mehr machen muss:

1. Er wählt aus dem Menü Angebote aus,
2. er klickt auf neues Angebot erstellen,
3. der Mitarbeiter gibt die Kundenummer ein,
4. er wechselt durch Mausklick oder Tastatur zu den Positionen,
5. dort gibt er die Artikelnummer ein,
6. er setzt die Menge auf 1,
7. er drückt auf Angebot erstellen und
8. druckt es aus oder versendet es per E-Mail. 

Dieser Ablauf eines einfachen Angebots könnte komplett durch RPA erledigt werden. Eine intelligente Software, der man nur noch Kunde- und Artikelnummer übergibt, erledigt die Eintragungen sowie alle Tastatur- und Mauseingaben komplett und das Angebot ist erstellt und versendet. Unsere RPA-Software wird nur noch abgespielt und erledigt das alles für uns. Ein so erstellter Bot ist nicht auf eine hochmoderne Software angewiesen, denn letztlich simuliert er ja Maus- und Tastaturbewegungen eines Menschen direkt und kann bestenfalls auch vom Bildschirm lesen. 

Was ein klassischer RPA Software-Roboter (ab jetzt Robi genannt) aber nicht kann, ist das Bedürfnis so eines Angebots aus einer E-Mail zu erkennen und hieraus automatisch von sich aus das Angebot zu erstellen. Aus zwei Gründen wird das in unserem Beispiel eine kaum zu lösende Herausforderung:

1. Eine ältere ERP-Software kann nicht per API (Application Programming Interface) angesprochen werden, damit „Robi“ ihr Daten wie Kundenummer und Artikelnummer übergeben kann. Robi müsste tatsächlich die kompletten gespeicherten Makros von Hand aufrufen, um das Angebot zu erstellen. 
2. Den Wunsch aus einer unstrukturierten E-Mail zu erkennen, ist für Robi nicht möglich. Hier muss eine lernfähige KI-Komponente ins Spiel kommen, die genau darin geübt wird. 

Angesichts dessen wird der nächste Schritt eine sogenannte kognitive RPA sein, die das effizienter zu lösen verspricht.

Moderne Software besitzt APIs (Application Programming Interfaces), welche Daten untereinander austauschen können. Es gibt fest definierte Methoden mit Parametern, die von einem zum anderen Programm übertragen werden können. Wenn wir jetzt Robotic Process Automation (RPA) einsetzten, können wir uns auch die PC-Interfaces dazwischen sparen.

In unserem Beispiel geht es darum, ein Angebot aus einer E-Mail zu erstellen. Also liest unser kognitiver RPA-Roboter (ab jetzt wieder Robi genannt) die E-Mails durch und findet über die künstliche Intelligenz heraus, dass wir unserem Kunden ein Angebot erstellen können. Selbst nachdem dieses Begehren erkannt wurde, gibt es noch allerhand zu bearbeiten für Robi:

1. Robi hat nur die E-Mail-Adresse. Er sucht über eine API des ERP-Systems die zugehörige Kundenummer und auch den Ansprechpartner heraus.
2. Der Kunde hatte keine genaue Artikelnummer angegeben. Auch hier wird über eine andere API im ERP die richtige Artikelnummer gesucht.
3. Wenn Robi richtig viel gelernt hat und auch noch cool ist, überprüft er jetzt, ob der Kunde kürzlich schon ein ähnliches Angebot bekommen hat und schickt es ihm erneut mit folgendem Text: Lieber Kunde, diesen Artikel habe ich Ihnen neulich bereits angeboten. Ich sende Ihnen einfach das Angebot noch einmal. Ich habe es für Sie überprüft: Die Preise und Lieferzeiten sind noch aktuell und gültig. Dabei als Anlage natürlich das PDF mit dem Angebot. Das Ganze wird auch initiiert, über einen API-Call an die ERP-Software.
4. Ansonsten erstellt Robi einfach das Angebot über die Einfaches-Angebot-API, indem er z. B. Kundennummer, Artikelnummer und Menge=1 übergibt.
5. Danach versendet Robi das Angebot auch mit einem schönen Text an den Kunden. 

Der Kunde wird dabei übrigens positiv überrascht, denn sein Angebot würde vermutlich in unserem Beispiel innerhalb von Sekunden bei ihm sein. Er schreibt ein E-Mail in der steht: Hi, kannst Du mir bitte das E-Bike Amsterdam auch noch in 26 Zoll (ca. 66 cm) in Rot anbieten? Und hat Sekunden später das Angebot im Posteingang.

So etwas gelingt natürlich auch bei komplexeren Aufgaben. Sobald Softwareprozesse involviert sind, kann RPA sofort mit der Bearbeitung beginnen. Mithilfe von KI wird es dann erst richtig interessant. 

Dass RPA Geld kostet, haben wir schon befürchtet. Für eine einfache kleine Lösung mit kognitiver RPA für die Prozessautomatisierung Ihrer Geschäftsprozesse geben sie zurzeit um die 500–1000 EUR monatlich aus. Für die Transformation der einzelnen Prozesse kommt noch einmalig Geld hinzu, aber insgesamt kostet alles deutlich weniger, als ein Mitarbeiter kosten würde.

Eine Transformation bestehender Prozesse zu RPA lohnt sich also dann, wenn unsere RPA-Lösung auch in der Lage wäre, einen Mitarbeiter zu ersetzen. Das Gute daran ist ja, dass RPA beliebig skalieren kann. Je größer also die Anzahl der Mitarbeiter ist, desto größer ist das Einsparungspotenzial.

Weniger Fehler

Ein weiterer Pluspunkt, der für RPA spricht, ist, dass sobald die Systeme einwandfrei laufen, weniger Fehler beim Ausführen der einzelnen Prozessschritte gemacht werden als von Menschen. Aber bis dahin muss RPA mit der KI trainiert werden. Und sie glauben gar nicht, wie dumm so ein Stück KI am Anfang sein kann. Mit der Zeit wird es aber für bestehende einfach Prozesse immer mehr bereits „ausgebildete“ Robis zu kaufen geben. 

Als dritten positiven Punkt nenne ich den positiven Aha-Effekt bei Mitarbeitern, Kunden und Partnern. 

Wenn es darum geht, bestimmte ERP-, CRM- oder DMS-Prozesse zu steuern, kann auch die eine oder andere Software das schon von Hause aus. Wir haben durch unser 3S Azul-Framework und das neue Azul-Mobile-Framework (AMF) dafür gesorgt, dass überall eine Ansprache per Web API möglich werden kann.

Auch andere moderne ERP-Systeme können mit einer eignen RPA zurzeit schon Aufgaben in Abhängigkeit von Vorkommnissen mit einer hohen Effizienz und Präzision automatisiert erledigen. Für eine kognitive RPA wollen wir aber in Zukunft eine Lösung von einem Partner implementieren. Wir schauen uns auf dem RPA-Markt gerade um. Da wir viele kleine und mittelständische Unternehmen als Kunden haben, und die Preismodelle von RPA-Lösungen zurzeit noch eher auf größere Kunden zielen, ist das keine leichte Aufgabe. 

Zurück zur Frage: Es lohnt sich für die meisten Unternehmen. Schließlich gibt es sehr viel mehr Anwendungsmöglichkeiten als in unsrem kleinen Beispiel dargestellt. Wenn sie schon 3S Kunde sind, möchte ich sie animieren, sich genau zu überlegen, welche Prozesse und Tätigkeiten bei Ihnen automatisiert werden könnten. Oftmals könnten wir das schon mit unserem integrierten RPA automatisieren, aber wir können Ihren Bedarf leider nicht immer allein von uns aus erkennen. Eine hohe Wahrscheinlichkeit, die relevanten Prozesse zu identifizieren, setzt einfach Ihre Mithilfe voraus.

KI ist ein Werkzeug, welches RPA nutzen kann. KI ist ohne RPA möglich und RPA auch ohne KI. Aber gemeinsam sind Software-Roboter und künstliche Intelligenz ein tolles Team. 

Die KI wird in der Prozessautomatisierung häufig benutzt, um unstrukturierte Daten aus Anwendungen wie E-Mails oder Chats zu untersuchen, um daraus intelligente digitale Erkenntnisse zu gelangen. Mit diesen Erkenntnissen ist es dann möglich, schneller Entscheidungen zu treffen und auch größere, komplexe Prozesse zu automatisieren. Diese Automatisierung ist erst möglich, nachdem die KI genügend „Erfahrungen“ aus den Geschäftsprozessen gesammelt hat.

Erst jetzt können die Anwendungen die KI vernünftig nutzen und natürlich auch erweitern. Auch für Entscheidungen aus reinen strukturierten Daten kann KI verwendet werden, um die Automatisierung digitaler Prozesse in den Systemen schneller und fehlerfreier als die manuelle Alternative auszuführen. Oftmals kann am Anfang aber auch schon sehr viel durch eine Prozessautomatisierung ohne künstliche Intelligenz erreicht werden.

Wir haben es hier mit drei wichtigen Komponenten zu tun, die alle in miteinander verknüpft sind. Während im Dokumentenmanagement-System (DMS) sowohl unstrukturierte Daten zusammen mit den meist strukturierten Indizierungsattributen verarbeitet werden, finden wir im ERP und CRM größtenteils strukturierte Daten. Die Implementierung von Schnittstellen auch ohne RPA zwischen den Modulen ist bei integrierten Systemen wie bei 3S selbstverständlich. Der Informationstransfer über diese Schnittstellen wird dort ausgeführt, wo es für alle Unternehmen gültige, fast selbstverständliche Interaktionen zwischen den Modulen gibt.

Beispiele für oft hartkodierte Schnittstellen, welche von den einzelnen Arbeitsabläufen:

• Vollständige Dokumente aus dem ERP wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen. Produktionsaufträge und Auswertungen werden automatisch in das DMS übertragen. Auch die Daten für die notwendige Indexierung der Dokumente werden übergeben.
• Selbstständig arbeitende Arbeitsabläufe, in denen einzelne Arbeitsschritte nach einem regelbasierten Muster ablaufen, z. B. zur terminlichen Überwachung eines Wareneingangs.
• Prozesse für automatische Benachrichtigung eines Vertriebsmitarbeiters, nach einem festen Zeitraum, wenn z. B. ein Lieferschein aus dem ERP mit der Auftragsart Musterauftrag versendet wurde.
• Prozesse für automatische Übernahme eines Leads zu einem Kunden, sobald dieser das erste Produkt kauft.

Diese hartkodierten, unternehmensweiten Prozesse sind also oft dort vorhanden, wo Programmteile ohnehin schon zusammenarbeiten. Ein entscheidender Vorteil von stark integrierten Systemen wie 3S, welche ERP, CRM, PPS, SCM, DMS, BDE, PZE, E-Mail usw. alle bereits in einem System verbunden sind und mit derselben Benutzeroberfläche und auf Grundlage gleicher APIs zusammenarbeiten. RPA-Bots sind dann eher notwendig, wenn einzeln erworbene Komponenten verschiedenster Hersteller miteinander verbunden werden sollen. Hierbei übernimmt dann die RPA die intelligente Automatisierung und verbessert damit die Zusammenarbeit der unterschiedlichen Komponenten.

Wenn neue RPA auf die Alte Welt trifft

Noch schwieriger wird es, wenn auf einmal festgestellt wird, dass die erworbenen Softwaremodule eben nicht über die notwendigen APIs bzw. Web APIs verfügen und auch nicht so einfach generiert werden können. Unsere Softwaremodule, die wir noch vor 10 Jahren verkauft haben, hätten das nicht gekonnt und wir wissen auch, dass noch längst nicht jeder Mitbewerber perfekt für diese Zukunft gerüstet ist.

Grundsätzlich gilt: Je weniger integriert ein System ist und je mehr „Partner-Schnittstellen“ zu Fremdprodukten verwendet werden, desto genauer lohnt es sich hinzuschauen:

• Wie sind APIs für die Prozesse der Softwarehersteller dokumentiert? 
• Haben alle Hersteller, die zusammenarbeiten wollen oder sollen auch die APIs damit ERP, DMS, CRM, PPS, PZE, BDE etc. sich über ein RPA unterhalten – sprich Daten austauschen – können? 
• Wie durchgängig ist das Berechtigungssystem zwischen den Systemen? Wenn ich einen neuen Key-Accounter als Mitarbeiter oder eine neue Berechtigungsrolle anlege, muss ich das dann in allen Modulen getrennt mit allen Berechtigungen wiederholen? Werden auch gesperrte Zugriffe über alle Systeme weitergegeben? 
• Welche Fähigkeiten benötige ich zusätzlich zu den bereits vorhandenen verknüpften Prozessen, welche einander triggern? Kann ich eigene virtuelle Softwareroboter im RPA generieren und diese auch Daten nach meinen eigenen Wünschen verarbeiten lassen?

Bei der Einführung einer robotergesteuerten Prozessautomatisierung sollten sie in so einem Fall also zunächst im kleinen Erfahrungen sammeln und die Prozesse auch nur in kleinem Umfang analysieren und testen, bevor diese unternehmensweit eingeführt werden. Gerade die Skalierbarkeit von RPA kommt uns hier stark zugute. Wenn der Prozess z. B. nur zunächst für eine kleine Kundengruppe implementiert und ausgeführt wird, um alles zu verifizieren, kann er später beliebig skalieren und sich auch beliebig oft wiederholen.

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