Provisionsabrechnung leicht gemacht
  1. Ein Vertreter oder Handelsvertreter verkauft als Vermittler etwas an einen Kunden.
  2. Der Vertreter erhält eine Vertreterprovision, deren Höhe von zuvor definierten Bedingungen abhängt.
  3. Damit der Vertreter seine Provisionen nachvollziehen kann, erhält er regelmäßig Provisionsabrechnungen.

Das enthält eine Provisionsabrechnung

  • Name und Anschrift der Firma , welche die Provision bezahlt,
  • Name / Anschrift des Vertreters,
  • alle weiteren Angaben, die üblicherweise auf einem Geschäftsbrief vorhanden sind,
  • das Datum, an dem die Abrechnung erstellt wurde,
  • den Zeitraum, für den abgerechnet wurde,
  • Aufstellung der Rechnungen mit den Rechnungspositionen, für die die Provision gezahlt wird,
  • Aufstellung der Korrekturrechnungen oder Stornorechnungen (früher Gutschriften genannt) oder Belastungen, die dazu führen, dass Provision zurück gezahlt werden muss,
  • die Provisionsprozente, welcher der Vertreter für jede Position erhält (können unterschiedlich sein je nach Kunde/Artikel),
  • die Provisionsbeträge, welche pro Provision gezahlt werden,
  • Evtl. die Kampagne aus dem CRM- oder Marketingsystem,
  • die Summe der zu zahlenden Provision,
  • evtl. die Mehrwertsteuer, abhängig davon, ob der Vertreter ein Angestellter des Unternehmen ist oder freiberuflich z. B. als freier Handelsvertreter arbeitet und vorsteuerabzugsberechtigt ist (im Zweifel bitte den Steuerberater fragen).

Welche Arten der Provision gibt es?

Zum einen unterscheiden wir zwischen Provisionsabrechnungen mit und ohne MwSt. Aber mindestens genauso interessant wird es, wenn es darum geht, zu welchem Zeitpunkt die Provisionen gezahlt werden.

Auch hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Die gängigsten Optionen sind:

  • Es wird nach dem Erstellen der Rechnung gezahlt,
  • es wird nach Zahlungseingang (evtl. anteilig) gezahlt oder
  • es wird erst gezahlt, wenn der Kunde den kompletten Rechnungsbetrag gezahlt hat. 

Wie sieht die Provisionsabrechnung in unserem ERP-System aus?

Provisionsabrechnungen aus ERP-Systemen zu erstellen, ist vergleichsweise einfach. Schließlich hat eine ERP-Software alle Informationen gespeichert, um die entsprechenden Abrechnungen generieren zu können: Rechnungsbeträge, Artikel und Kunden sind in der Datenbank jederzeit verfügbar.

Nachdem unser ERP-System die Abrechnungssätze ermittelt hat, können Sie diese Werte bei Bedarf anpassen oder ändern. Falls nötig, können Sie in jeder Provisionsabrechnung manuell einen neuen Provisionssatz anlegen.

Vorteile gegenüber einer Provisionsabrechnung mit Excel

Im Gegensatz zu einer Excel-Abrechnung kann die ERP-Software selbstständig über die OP-Verwaltung erkennen, zu welchem Zeitpunkt welcher Betrag vom Kunden bezahlt wurde. Wir erkennen darüber hinaus, welcher Vertreter für welchen Artikel bei welchem Kunden welchen Provisionssatz erhält, denn auch diesen Provisionssatz hinterlegen wir in unserer Warenwirtschaft.

Hieraus erstellen wir für jeden Vertreter oder Mitarbeiter die entsprechenden Dokumente, die zum Beispiel per E-Mail geschickt werden. Jede Provisionsabrechnung kann danach zusätzlich in unserem Dokumentenmanagement archiviert werden. Die Mitarbeiter im Vertrieb erhalten daraufhin - je nach Firmenzugehörigkeit - ihre Vergütungen entweder als Lohnart "Provision" über die Lohnabrechnung ausgezahlt oder bekommen den Betrag direkt überwiesen. In letzterem Fall empfehlen wir, dass der Handelsvertreter eine Rechnung über den Betrag der Provisionsabrechnung erstellt, bevor die Zahlung ausgelöst wird. Fragen Sie im Zweifel bitte Ihren Steuerberater.

 

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier:

In unserem 3S-WIKI: Provisionen