Offene Posten & OP-Verwaltung

Das Modul OP-Verwaltung ist Bestandteil der Finanzbuchhaltung, kann aber auch einzeln zum Einsatz kommen, wenn Sie Ihre Buchhaltung extern z. B. über unsere DATEV-Schnittstelle an Ihren Steuerberater übergeben. Sobald Sie aber zusätzlich Ihre Kunden- und/oder Lieferanten-OPs selber verwalten wollen, verwenden Sie das Modul OP-Verwaltung einzeln. In diesem Fall verfügen Sie zusätzlich noch über Sachkonten für die Banken, die Kasse sowie über ein Verrechnungskonto, um Forderungen zu verrechnen.

Wie eine OP-Verwaltung funktioniert

Für jede geschriebene Rechnung auf der Verkaufsseite und für jede erhaltene Rechnung auf der Einkaufsseite werden "Erinnerungsdatensätze" aus der Warenwirtschaft gebildet. Diese "Erinnerungsdatensätze" nennt man auch OPs.

Diese OPs werden in unseren Lösungen nach dem Rechnungsbuch gebildet. Dort werden Rechnungseingänge und Rechnungsausgänge in die OPs gestellt und die Rechnungen gleichzeitig für jede weitere Veränderung gesperrt. Eingänge und Ausgänge können selbstverständlich unabhängig voneinander verarbeitet werden.

In jedem OP-Datensatz sind enthalten:

  • Kunde / Kundennummer oder Lieferant / Lieferantennummer
  • Fälligkeit / Fälligkeitsdatum
  • OP-Betrag / Rechnungsbetrag
  • Guthaben bei Überzahlungen
  • Mahnstufe
  • Verzugszinsen
  • Zahlungsziele / Fälligkeiten
  • Zahlungseingänge - also geleistete Zahlungen mit Datum, Konto und Betrag

Offene Posten auf der Kundenseite (Warenwirtschaft) nennt man debitorische-OP und offene Posten auf der Lieferantenseite (Bestellwesen) nennt man kreditorische-OP.

Sobald ein Kunde Rechnungen zahlt, wird diese Zahlung durch die Software dem zugehörigen debitorischen OP gutgeschrieben. Wenn Sie Ihre Lieferanten bezahlen, wird dies dem kreditorischen OP gutgeschrieben. Jede Zahlung erhält dabei eine separate Buchung, damit wir später nachvollziehen können, wann und wie gezahlt wurde. Ist nun ein offener Posten komplett ausgeglichen, wird dieser als bezahlt vermerkt und verschwindet von der Bildfläche.

Was wir mit den Offenen Posten in der Warenwirtschaft und in der Finanzbuchhaltung anstellen können, ahnen Sie vermutlich jetzt schon: Mit den debitorischen OPs können wir Zahlungserinnerungen und Mahnungen schreiben. Hierzu enthält unser Grundmodul OP-Verwaltung ein Mahnwesen mit Mahnstufen, verschiedenen Mahntexten und auch Schnittstellen zu Kreditversicherern und Wirtschaftsauskünften. Alle Ausgaben können natürlich mit dem Formulareditor angepasst werden.

Wenn Sie wünschen, können aus den debitorischen OPs auch SEPA-Lastschriften /Lastschrifteinzüge generiert werden.

Auch mit den kreditorischen Offenen Posten können wir etwas anfangen: Wir generieren auf Wunsch eine Überweisungsdatei, welche Sie nutzen können, um z. B. im SEPA-Verfahren Ihrer Bank die Überweisungen einzuleiten.

Kontoauszüge automatisiert buchen lassen

Diese SEPA-Datei ist nicht die einzige Schnittstelle zu Ihrer Bank. Wir können auch durch elektronisches Einlesen Ihrer Kontoauszüge die Offenen Posten automatisch bebuchen. Hierzu dient ein Format, das von der SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) mit dem Namen MT940 gekennzeichnet wird und von den meisten Banken als Format für elektronische Kontoauszüge geliefert werden kann. Näheres zu unserem MT940-Modul lesen Sie hier.

Mahnwesen

Mit dem Mahnwesen ist es möglich, Mahnungen oder Kontoauszüge an Kunden zu versenden - per Brief, per Fax oder auch per E-Mail. Die Mail-Adresse wird dabei z. B. automatisch dem Kundenstamm entnommen und die Mahnungen werden zu PDF-Dateien umgewandelt, um dann als Mail versandt zu werden. Selbstverständlich ist auch hier eine Archivierung in unser Modul 3S Dokumentenmanagement möglich.

Auswertungen

Verschaffen Sie sich über die Rechnungen aus Warenwirtschaft und Bestellwesen einen Überblick über die Finanzen. Stellen Sie Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen gegenüber. Durch die Gegenüberstellung dieser Werte ist eine sog. kurzfristige Liquiditätsplanung über die nächsten Wochen möglich. In dieser kurzfristigen Liquiditätsplanung werden die zu erwartenden Zahlungseingänge den Zahlungsausgängen gegenüber gestellt. Sie sehen also auf einen Blick, wann Engpässe entstehen könnten.

Ein weiteres Feature ermöglicht die Auswertung der Zahlungsmoral Ihrer Kunden und die damit verbundenen Risiken, welche z. B. an Kreditversicherer übertragen werden können.

 

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier:

In unserem 3S-WIKI: 3S Offene Posten