elektronische Kontoauszüge

Ein elektronischer Kontoauszug ist der Kontoauszug einer Bank, der nicht auf Papier, sondern in Dateiform von Ihrer Bank zur Verfügung gestellt wird.

Welchen Vorteil hat ein elektronischer Kontoauszug?

Der Vorteil solcher Kontoauszüge besteht darin, dass Sie ihn einfach in Ihr ERP-System oder in die Warenwirtschaft importieren können: Sie müssen den Auszug nicht mehr manuell in die Buchhaltung oder in die ERP-Software eingeben.

Welche Formate, welche Banken?

Ursprünglich stammte eines der ersten verwendeten Formate von der "Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication" (SWIFT).

MT940 (SWIFT)

Das zur Übertragung der Kontoauszugsdateien genutzte Format hat den SWIFT-Message Type 940, daher stammt auch der Name MT940 (MT = Message Typ, deutsch: Nachrichtentyp). Dieses MT940- Format ist bis heute weit verbreitet. Kontoauszüge nach diesem Swift Format werden in 2017 noch von den meisten Banken im Geschäftsverkehr angeboten.

CAMT (SEPA)

SEPA hat ein weiteres, neueres Format definiert, welches auch wieder mit sogenannten Nachrichten (hier in Form von CSV-Dateien, welche zur Kontrolle mit Microsoft Office Excel geöffnet werden können) operiert.

Dieses SEPA-Format ist - wie auch bei dem SWIFT Standard - Bestandteil einer ganzen Reihe Formate zur Übertragung von Umsätzen. Der Name des SEPA-Formates ist CAMT (Abk. für Cash Management).

Das Format, welches uns als ERP-Hersteller am stärksten interessiert, ist das SEPA CAMT.053. Entgegen dem CAMT.052, welches nur untertägige Kontoauszugsinformationen liefert, bekommen wir mit CAMT.053 die Daten von gebuchten Kontoauszügen.

Kontoauszüge übertragen

Das Übertragen der Dateien kann zum Beispiel Ihre HBCI-Banking-Software übernehmen. Sprechen Sie mit Ihren Banken ab, welches Format übertragen werden kann.
Beide Codes, MT940 und SEPA, liefern nach dem Import die für uns wichtigen Informationen aus dem B2B-Zahlungsverkehr:

  • IBAN / Kontonummer
  • BIC / Bankleitzahl
  • Verwendungszweck
  • Zahlungsreferenz
  • Absender und Empfänger
  • Umsätze
  • Datum
  • Soll / Haben
  • Umsatz
  • Währung

Auf diese Weise werden die Umsätze des elektronischen Kontoauszugs importiert und zugeordnet

  1. Wir lesen von jedem Bankkonto die Bankdaten des Zahlungsverkehrs ein.
  2. Nach dem Einlesen gleichen wir jede Soll- und Habenbuchung des Kontoauszugs mit den Offenen Posten ab, was bedeutet: zu jedem Zahlungseingang versuchen wir die richtige Ausgangsrechnung zu finden und zu einem Zahlungsausgang die richtige Eingangsrechnung. Hierzu verwenden wir alle Daten, die uns zur Verfügung stehen. Wenn wir durch die Zahlungsreferenzen und Mandatsreferenzen oder die Kundennummer / Rechnungsnummer im Verwendungszweck eine eindeutige Zuordnung treffen können, folgen diese Schritte:
  3. Wir buchen auf den Offenen Posten der entsprechenden Rechnung
  4. Und gleichen bei Bedarf noch Zahlungsinformationen oder auch Bonitätsdaten im ERP oder CRM ab
  5. Wir liefern am Ende eine Liste mit Kontoumsätzen, welche wir nicht automatisch zuordnen konnten.