GoBD-Compliance

GoBD bedeutet laut Definition des Bundesministeriums der Finanzen bmf: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Am 1. Januar 2017 wurde es ernst. Ab diesem Datum können die Finanzverwaltungen nicht nur Datenzugriff, sondern auch eine Verfahrensdokumentation fordern. Nicht nur Ihre Rechnungen, auch alle anderen Geschäftsvorfälle in denen es um die Rechnungen geht, sind betroffen. Wichtig sind hier die Auswertbarkeit und Nachprüfbarkeit aller steuerrelevanten Geschäftsvorfälle. Lesen Sie hier, was Sie beachten müssen.

Wie arbeite ich GoBD konform?

Die Einhaltung dieser gesetzlichen GoBD-Richtlinien verlangt nicht nur nach einem Softwaremodul oder einer Schnittstelle. Selbst ein nahezu papierloses Büro wird sich trotz elektronischer Rechnungen und Dokumentenmanagementsystem genau überlegen müssen, welches Dokument zu archivieren ist.

Unsere Software kann Ihnen daher zusammen mit  unserem Modul zum Dokumentenmanagement nur eine Werkzeug sein, Ihre compliance einzuhalten. Natürlich helfen wir Ihnen gerne dabei, Ihre Prozesse im Hinblick auf GoBD zu prüfen. Schließlich ist 3S nicht nur ein Softwarehersteller, sondern auch ein Partner wenn es um Beratung und um Ihre Prozesse geht. Wir erstellen mit Ihnen gemeinsam eine GoBD-Verfahrensdokumentation, die weit über die Anforderungen der Buchhaltung hinausgehen. In dieser Verfahrensdokumentation legen Sie fest, wo und wie Sie Ihre Unterlagen ablegen und aufbewahren.

Was bedeuten die GoBD Richtlinien für mich?

Relevant für die GoBD-Richtlinien sind laut bmf-Schreiben nicht nur alle Daten, die direkt mit Verkauf, Beschaffung und Buchführung zu tun haben (wie z. B. Ein- und Ausgangsrechnungen), sondern auch alle damit verbundenen, gespeicherten Daten und Vorgänge. Dies kann eine handschriftliche Aufzeichnung eines Telefongespräches sein, aber auch eine gescannte Anfrage eines Kunden, welche später zu einem Auftrag führt.

Auch eine E-Mail, in welcher z. B. nur über eine Reklamation diskutiert wird, gehört eindeutig zu den entsprechenden Geschäftsvorfällen. Daher sind Sie dazu verpflichtet, auch diese E-Mail zu archivieren, selbst wenn Sie zum diesem Zeitpunkt noch nicht wissen, ob sie relevant werden wird. So eine Mail muss also auch für den Datenzugriff der Finanzverwaltung seit 2016 zur Verfügung gestellt werden.

GoBD und ERP-Software - wie hängt das zusammen?

Unsere 3S GoBD Schnittstelle macht Ihnen die elektronische Archivierung leicht. Durch die Integration und Verknüpfung aller Software-Module und durch die hohe Integration von eigenen ERP, CRM, Archivierungs- und E-Mail-Archivierungsmodulen ist eine grundsätzliche Archivierung aller relevanten Dokumente nahezu selbstständig möglich.

Ein- und Ausgehende E-Mails von Kunden oder Lieferanten werden genauso automatisch archiviert, wie eine von Hand eingescannte, handschriftliche Notiz zu einer Bestellung.

Wie regelt man denn jetzt die Archivierung des Mailverkehrs?

Um dem GoBD Rechnung zu tragen, haben wir in 2017 unser neues ERP-Modul GoBD-Schnittstelle zur Archivierung und Aufbewahrung elektronischer Post um die Funktionalität zur Aufzeichnung dieser Unterlagen ergänzt.
Die vom bmf geforderte einheitliche Archivierung elektronischer Dokumente hat neben der GoBD-geforderten Aufbewahrung dieser Unterlagen nicht nur Vorteile für die Finanzverwaltung, sondern auch direkt für Sie: Sie finden diese unveränderbar gespeicherten Dokumente dort wo Sie sie auch am liebsten finden möchten. Nämlich zugehörig beim Kunden oder Lieferanten.

Egal, wer die E-Mail in Ihrem Haus gesendet oder empfangen hat, sie wird gespeichert und automatisch dem Kunden oder Lieferanten zugeordnet. Ihre Mitarbeiter können also – Berechtigung vorausgesetzt – automatisch eine Mail lesen, die z. B. von einem Kunden kommt selbst wenn dieser nur einen Empfänger angegeben hat.

Ihr bisheriger Server (z. B. Microsoft Exchange Server) arbeitet genauso weiter wie zuvor. Er sendet lediglich eine Kopie jeder ein- und ausgehenden E-Mail an unser Archivsystem, welches die Mail archiviert, automatisch zuordnet und nebenbei auch noch die bmf Anforderungen der Unveränderbarkeit gewährleistet.

 

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier:

Informationen über das Software-Modul: GDPdU-Schnittstelle