Dokumentenmanagement

Was ist Dokumentenmanagement?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), auch ECM (Enterprise Content Management) genannt, digitalisiert und speichert Ihre Daten. Es sorgt dafür, dass Sie Zeit sparen beim Auffinden von Dokumenten. Auch die Workflows in Ihrem Haus werden mit einem DMS / ECM reibungsloser ablaufen.

Viele Geschäftsprozesse sind von einem solchen DMS- oder ECM-System abhängig, daher empfiehlt es sich ein System zu suchen, welches sich möglichst einfach an Ihr ERP anbinden lässt. Wir von 3S haben diesen Schritt natürlich schon für Sie erledigt. Unsere Lösungen sind bereits durch alle notwendigen Prozesse miteinander verbunden. Daher profitieren Sie doppelt von der Einführung unserer DMS-Software.

Die 10 wichtigsten Vorteile eines Dokumentenmanagement für Ihr Business

  • Entwicklung und Pflege der Software durch 3S, daher keine teuren und komplizierten Schnittstellen 
  • Datenschutz inklusive: Durch Speicherung der Daten z. B. in Hochsicherheitsrechenzentren haben Sie auch bei Einbruch oder Feuer keinen Stress.
  • Ubiquität: Die Daten sind jederzeit, also auch unterwegs, verfügbar.
  • Sie können die Daten gezielt für bestimmte Personengruppen freigeben oder sperren, denn es gibt sozusagen nicht nur einen Schlüssel für einen Schrank. Ein digitales Dokumentenmanagement verfügt über so viele Schlüssel (und Schränke) wie Sie es für sinnvoll halten.
  • Dokumente können im Mehrfachzugriff sein. Dank der Speicherung muss keiner auf das Schriftstück warten oder es suchen gehen.
  • Sie können jedes Dokument sofort erfassen und indizieren, damit es auch unter anderen Suchbegriffen gefunden werden kann.
  • Durch einen Volltextindex können Sie nach beliebigen Textschnipseln in den gespeicherten Unterlagen suchen, was sich auf die Geschwindigkeit der Suche positiv auswirkt.
  • Durch Versionierung können Sie auch Vorgängerdokumente in den digitalen Dokumenten finden.
  • Durch unser Workflowmanagement kann eine Akte durch verschiedene Abteilungen und Prozesse gehen.
  • Dank einer revisionssicheren Speicherung kann das digitale Schriftstück nicht mehr verändert werden. 

Gibt es wirklich ein papierloses Büro?

Das papierlose Büro wurde uns schon vor über zehn Jahren versprochen. So ganz papierlos wird es vermutlich auch mit 3S nicht. Selbst heute, im Jahr 2017, glauben wir noch nicht daran. Dennoch können wir einen Teil dazu beitragen, dass in Ihrem Unternehmen die vielen Vorteile einer Archivierung und einer Verwaltung von digitalen Dokumenten dazu führen, dass nicht nur Ihr Workflow einfacher und übersichtlicher wird, sondern auch Ihre Angestellten sich viel Zeit beim Suchen und sogar bei der Ablage von Dokumenten ersparen.

Warum gerade das Dokumentenmanagementsystem von 3S?

Das Dokumentenmanagement von 3S ergibt gerade in Kombination mit unserem ERP-System besonders viel Sinn. Denn es sind die vielen Möglichkeiten der Kombination beider Programmteile, die sich gegenseitig durch alle Geschäftsprozesse unterstützen können. Durch die tiefe Integration des Dokumentenmanagements in unsere anderen Prozesse haben Sie mehr Performance und andere Vorteile als beim "angeflanschten" Dokumentenmanagement eines Fremdherstellers mit einer Schnittstelle.  

Unsere Dokumentenmanagement Software ist auch bereits mit den 3S Branchenlösungen verbunden. Unsere Lösung erfüllt damit die Anforderungen für verschiedenste Branchen.

Diese Funktionalitäten benötigen Sie

Mit dem 3S Dokumentenmanagement werden nicht nur die Dokumente automatisch archiviert und indiziert, die aus unserer Software stammen - viele andere Dokumente können ebenfalls archiviert werden:

  • Eingescannte Dokumente
  • Dokumente wie Word- oder Excel-Dateien
  • Bilder aller Art
  • CAD-Zeichnungen
  • Programme für Maschinen 

Alle archivierten Dokumente im Unternehmen können nach der Archivierung verschiedenen einzelnen Vorgängen oder Stammdaten zugeordnet werden. Also z. B. einem Kunden, einem Interessenten oder einem Auftrag, einer Artikel-Charge oder auch einem Messprotokoll.  

Ein Dokument kann auch einen sog. Workflow anstoßen. Workflows sind definierte Abläufe und Aufgaben, die ein Dokument in Ihrem Haus durchläuft. Das 3S-DMS lässt sich oftmals einfacher als andere ECM-Systeme auch mit anderen 3S-Softwarekomponenten direkt verbinden.

Wann und wie müssen E-Mails archiviert werden?

Auch eine ein- oder ausgehende E-Mail kann als Dokument des Dokumentenmanagementsystems gespeichert werden. Mit der Exchange-Schnittstelle können alle ein- und ausgehenden E-Mails nicht nur automatisch archiviert werden, die Software erkennt auch selbstständig Ihre Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und deren Ansprechpartner und ordnet daher die Mail auch selbstständig den entsprechenden Partnern zu.

Damit erkennen Sie, was ein Mitarbeiter dem von ihm betreuten Kunden geschrieben hat, selbst wenn Sie nicht der Empfänger der E-Mail waren. Das gilt für alle bekannten Personen und Firmen innerhalb der Software. Auch die E-Mails werden in unserer Datenbank abgelegt.

Gesetzliche Vorschriften / Compliances

Seit 1. Januar 2017 gilt für alle das neue GoBD. Es dreht sich hierbei um digitale Daten und wie man diese speichert und archiviert. Digital bedeutet in diesem Fall so etwas wie:

  • Ein PDF
  • Ein eingescanntes Dokument z. B. als PDF/A oder TIFF
  • Eine E-Mail
  • Ein Fax in Dateiform

Solche Dokumente müssen - sobald sie steuerlich relevant werden - genauso revisionssicher gespeichert und aufbewahrt werden wie ein Geschäftsbrief.

Eine E-Mail z. B. ist nichts anderes als ein solcher Geschäftsbrief. Wird diese Korrespondenz zu einem späteren Zeitpunkt steuerlich relevant, weil Sie mit einem Kunden über ein Produkt sprechen, das er später kauft, müssen Sie diese Mail archivieren. Tun Sie das nicht, droht Ihnen bei einer behördlichen Prüfung eine Strafe oder auch die Rückerstattung der erhaltenen MwSt. einer (oder vieler) Eingangsrechnung(en).

Diese Schritte sollten Sie unternehmen

  • Damit keine Daten verloren gehen und bei einer Kontrolle auch alles nachvollziehbar ist, müssen Sie zusätzlich Ihre Vorgehensweise dokumentieren.
  • Welche Schritte arbeiten Sie ab, in welcher Reihenfolge, unter welchen Bedingungen?
  • Definieren Sie, wie Sie mit der Dokumentenmanagement Software arbeiten, welche Dokumente auf welche Weise indiziert und gespeichert werden.
  • Legen Sie fest, welcher Mitarbeiter für welche Aufgabe verantwortlich ist. 

Wie starten Sie am besten?

Schnelle Hilfe bekommen Sie zwar von unserem Support, aber wenn es darum geht, Ihre Prozesse zu analysieren, zu dokumentieren und zu verbessern, sollten Sie sich von uns oder auch einem externen Berater zum Erfolg verhelfen lassen. Sie werden schnell erkennen, dass die Kosten in einem gesunden Verhältnis zum Nutzen stehen.
Rufen Sie uns doch einfach mal an. Oder fordern Sie einfach einen Rückruf an und wir beantworten gerne Ihre weiteren Fragen.